5 avantages d’utiliser des outils de collaboration en entreprise

Dans les derniers mois, j’ai commencé à utiliser des outils de collaboration en entreprise. D’abord Lync, une plateforme de communication, puis SharePoint 2013 pour gérer les documents (entre autres), et plus récemment Yammer, un réseau social de type Facebook. D’autres outils sont également disponibles. Bien qu’ils aient chacun leurs particularités, ils ont tous comme but de faciliter la collaboration entre collègues.

Plus j’utilisais les outils mis à ma disposition et plus leur utilité devenait évidente. Plusieurs processus de travail qui demandent une certaine coordination avec des collègues sont devenus plus efficaces et fluides. Voici donc les 5 avantages d’utiliser des outils collaboratifs en entreprise.

1. Éliminer le travail en silo et rester connecté

SharePoint est un outil qui permet de centraliser les documents. C’est une plateforme sur laquelle les gens peuvent insérer et modifier tous les types de documents Microsoft (Word, Excel, Powerpoint, Ms Project, Visio, des images, vidéos, etc).

L’avantage principal de faire travailler les employés sur la même plateforme et non sur leurs bureaux virtuels respectifs est d’éliminer le travail en silo (ou indépendant). Si chacun travaille dans son coin, il est possible que des conflits surviennent : deux personnes peuvent commencer à travailler sur un projet similaire ou apporter des modifications à un document commun. On double alors un travail qu’une seule personne aurait pu faire.

En utilisant SharePoint, on s’assure que tout le monde est au courant de ce qui se passe dans l’entreprise. On peut voir ce que font nos collègues et ‘tagger’ quelqu’un pour qu’il révise un document, comme sur Facebook. La transparence est beaucoup plus grande, et le risque de confusion est plus faible.

Par exemple, chaque fois que quelqu’un commence à écrire un nouvel article chez OTI, les autres rédacteurs peuvent immédiatement voir le titre du billet apparaître sur SharePoint. En étant au courant de ce que les autres font, on évite de se répéter et on garde le contrôle sur l’orientation générale du blogue. L’outil crée donc une coordination automatique entre les membres de l’équipe.

2. Diminution des courriels et des copies conformes (cc)

On le sait tous, on peut passer énormément de temps à gérer ses courriels. On retrouve de tout dans les courriels : des demandes de nos collègues (urgentes et moins urgentes), des copies conformes (cc), des mémos, des communications avec les clients, des infolettres, etc. Fouiller à travers tout ça est long et inefficace.

En ajoutant d’autres plateformes de communication, on sépare les types de messages, ce qui rend leur gestion plus facile et rapide. Chaque outil a sa raison d’être. On garde les courriels pour les communications avec les clients externes, mais on utilise Lync pour demander des petits coups de pouce aux collègues. Au lieu de mettre des personnes en cc dans un courriel, on peut les ‘tagger’ sur des posts Yammer. En séparant les messages par catégorie, on sait tout de suite où regarder pour trouver un type d’information, sans avoir à fouiller dans des dizaines de courriels de tous genres.

3. Avoir une mémoire corporative

Un autre avantage de centraliser les documents et les communications est le développement d’une mémoire corporative. Les outils de collaboration peuvent garder en mémoire de façon organisée toutes les étapes d’un projet : les différentes versions d’un document, les personnes qui ont travaillé dessus et les conversations de type ‘réseau social’ qui y sont associées sur Yammer ou SharePoint.

Lorsque qu’un employé quitte pour les vacances et qu’il doit transmettre son dossier à un collègue, cette personne peut aller voir toutes les informations en lien avec le projet. Il peut donc rapidement comprendre ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire. Aussi, le transfert de connaissances entre les employés qui partent à la retraite et les membres de l’entreprise est plus facile. Un nouvel employé peut également s’initier aux processus de son nouvel employeur grâce à cette mémoire corporative des projets.

4. Toujours avoir accès aux dernières versions des documents

Avec ces outils, il n’est plus nécessaire de s’échanger différentes versions d’un document par courriel. Tout le monde a accès en tout temps aux mêmes versions, qu’on peut mettre à jour directement sur la plateforme. On évite ainsi les problèmes de mise à jour de documents, qui sont d’ailleurs fréquents chez nos clients.

Par exemple, chez un de nos clients – une grande entreprise de vente au détail – chaque magasin gérait indépendamment les procédures provenant du bureau chef et comme celles-ci changeaient parfois, certains magasins conservaient les mauvaises versions. En implantant SharePoint avec l’aide d’OTI, ils ont centralisé les documents importants pour s’assurer que tous les magasins aient accès en permanence aux bonnes versions.

5. Travail à distance

Certaines entreprises préfèrent utiliser les outils de collaboration hors ligne pour des raisons de sécurité. Toutefois, les utiliser en ligne a un avantage majeur : le travail à distance. On peut ainsi avoir accès aux outils collaboratifs de n’importe où, du moment qu’on a une connexion internet. C’est utile pour le travail à partir de la maison, en déplacement (voyage d’affaires) ou pour des compagnies qui utilisent une main d’œuvre ‘mondiale’ dispersée.

Bref, des outils comme SharePoint, Yammer et Lync peuvent apporter des gains en productivité et faire collaborer les employés de façon beaucoup plus efficace qu’en utilisant uniquement des courriels. Comme je l’ai mentionné au début, il existe des tonnes d’outils collaboratifs. Et vous, lesquels utilisez-vous?