Un projet Intranet 2.0 qui réussit, oui c’est possible !

Depuis le début de l’année 2011, j’accompagne les Communications d’un ministère à la mise en place de processus de travail collaboratif au sein d’une des directions (500 personnes, 10 bureaux régionaux). Notre défi au cours des prochains 3 mois : concevoir et réaliser un Intranet supportant le travail des employés saisonniers.

J’ai la chance de travailler de concert avec une équipe fort dynamique qui a le désir et la volonté d’explorer différentes avenues, ce qui implique nécessairement des essais, des erreurs et des ajustements. L’aventure est des plus enrichissante et le résultat, croyez-moi, est au-delà des attentes.

Notre projet a débuté par des ateliers avec la clientèle directe (end users) où nous avons identifié le niveau d’exigences fonctionnelles à instaurer pour supporter les principaux processus de travail collaboratif (1). Le tableau synthèse suivant tente de résumer notre exercice.

La résultante de notre réflexion fut la mise en place d’un Intranet 2.0 pour couvrir :

• le volet Social : réseautage, clavardage, accès à l’expertise des collègues de travail, communication directe entre membres d’un groupe de travail, etc.
• le volet Travail collaboratif : partage de documents, suivi des activités des autres, formation en ligne, veille informationnelle, collaboration à partir de blogues thématiques et gestion des connaissances par le biais d’une encyclopédie basée sur le concept de Wikipédia.

Le choix technologique de l’Intranet s’est arrêté sur Tiki CMS Groupware (http://info.tiki.org/tiki-index.php). Ce choix fait suite à la journée d’information qui a eu lieu chez AFI Expertise (http://www.afiexpertise.com/) où les principaux collaborateurs Tiki ont présenté leur produit aux gens de Québec.

À partir de ce moment, nous avions une idée des possibilités qui s’offraient à nous. De retour à nos planches à dessin, nous avons élaboré nos concepts en lien avec les processus préalablement identifiés. Pour réaliser notre idée, nous avons privilégié les services d’Opossum (http://www.opossum.ca/) où j’ai travaillé de concert avec la chargée de projet Hélène Dufour.

Maintenant, nous avons un Intranet 2.0 fonctionnel, convivial, dynamique qui se distingue par son look graphique. Tout simplement génial !

Bien entendu, l’implantation d’un Intranet 2.0 va au-delà de l’installation d’un simple outil de travail. Il faut être conscient que nous sommes à l’aube d’instaurer, au sein de cette direction, de nouvelles façons de faire qui se traduiront par un changement de culture tant pour les gestionnaires que pour le personnel. Pour réussir ce passage vers une culture plus ouverte, il est primordial de démontrer l’importance de la collaboration, de la participation et de la tolérance à l’erreur à nos principaux collaborateurs. Et surtout, les avantages à long terme pour eux.

Le 8 avril dernier fut un moment fort pour le projet. C’était la journée où 18 personnes se réunissaient à nos bureaux pour une formation (http://www.afiexpertise.com/fr/location/default.aspx)sur ledit Intranet 2.0 !

Préparer cette journée était un défi en soi. En plus d’imaginer des moyens pour garder l’attention de 18 personnes pendant toute une journée (les idées de Michel Bergeron furent de bons conseils ici), les objectifs suivants devaient être couverts :

• présenter et aider à démystifier les notions Web 2.0, Blogue, Wiki, RSS, clavardage à une audience dont le niveau de connaissances du Web était très varié.
• leur permettre d’apprendre à se connaître et réseauter (pour plusieurs d’entre eux c’était la première fois qu’ils se côtoyaient).
• leur laisser le temps d’expérimenter les principales fonctions de l’Intranet (se pratiquer, essayer, tester).
• leur faire comprendre l’importance de leur rôle en tant qu’animateur de communauté.
• les faire adhérer aux nouveaux processus de travail collaboratif.

Ouf, tout qu’un programme…

Au lendemain de cette journée, je peux vous dire : Mission accomplie ! J’ai eu l’occasion de rencontrer des gens fort sympathiques. En fait, la journée s’est déroulée dans un esprit de camaraderie. Nous avons parcouru tout le matériel de formation en utilisant différentes approches : par questionnaire, par exercices en équipe et individuel, par présentation de vidéo sur Youtube et à l’aide de discussions. J’ai également eu l’appui de la direction (mot d’ouverture du Directeur général) et des communications du ministère qui ont complété mes explications. Wow, quel travail d’équipe !

Maintenant que les jeux sont ouverts, reste à voir qui remportera la badge du « Jardinier » !!! Badge qui sera remise au meilleur animateur de la communauté.

À suivre…