Outils bureautiques : savez-vous réellement les utiliser?

« J’ai appris sur le tas, Monsieur le formateur ». Combien de fois ai-je entendu cette phrase lorsque je demande à mes participants, lors d’une formation intermédiaire ou avancée, s’ils ont suivi une formation de base dans le logiciel à l’ordre du jour? Des centaines de fois? Non, plutôt des milliers! En blague, je leur réponds toujours que « le tas » est notre principal concurrent, mais qu’il est aussi le moins adéquat.

Presque tous ceux qui me font cette réponse finissent par se rendre compte, après seulement quelques heures de formation, combien la connaissance de leur outil logiciel était limitée. Ils réalisent avec surprise et parfois un brin de frustration, tout le temps que ce manque de connaissances leur a fait perdre au quotidien.

Quand démocratisation rime avec complexité

Ayant vécu les débuts de la bureautique dans les années 80, je suis parfaitement conscient que les concepteurs de logiciel ont fait d’incroyables efforts pour « démocratiser » l’utilisation de leurs outils. Cette démocratisation, personnifiée par l’adjectif « convivial », est certes réelle : il est vrai que les logiciels de bureautique classiques sont devenus plus « faciles ».

Il ne faut cependant pas oublier que cet adjectif est avant tout un outil de marketing, de la poudre aux yeux concoctée par les équipes de mise en marché. Microsoft Word, pour ne prendre que celui-là, est passé de quelques centaines de fonctions en 1990 à des milliers en version 2013. Peut-on vraiment dire que le logiciel ait gagné en simplicité?

De par mon expérience dans les logiciels bureautiques professionnels, moins d’une personne sur 10 a les compétences méthodologiques et surtout le temps nécessaire pour atteindre par elle-même un niveau de connaissance des fonctions ainsi que des stratégies propres à leurs utilisations pour être réellement efficace.

Apprendre à utiliser un outil logiciel de haut niveau – comme ceux de la suite bureautique de Microsoft – n’est pas un jeu de devinette. La plupart du temps, les fonctions et les stratégies d’utilisation ne sont ni simples ni intuitives. Il faut bien connaître les fonctions et surtout les comprendre pour pouvoir les utiliser efficacement. Sans cela tous les logiciels deviennent de véritables gouffres de temps perdu, de frustration et même parfois de colère.

Savoir qu’on ne sait pas : point de départ vers la connaissance

Un philosophe a dit : « le début du vrai savoir est de savoir que l’on ne sait rien ». Comme formateur bureautique, lorsque nous donnons des formations de niveau intermédiaire et plus, nous avons à relever le défi du manque de connaissance de base de bon nombre de nos participants. C’est un défi qui est, règle générale assez facile à relever, les gens étant toujours très ouverts à de nouvelles connaissances lorsqu’elles visent à les rendre plus efficaces.

Mais le vrai défi pour un formateur est d’être confronté à ce que le philosophe Platon appelle la « double ignorance » ou en clair « ne pas savoir que l’on ne sait pas ». L’apprentissage « sur le tas » et les trucs et astuces que l’on s’échange entre collègues à la machine à café engendrent, au fil du temps, de vraies « mauvaises habitudes ». On entend par là des méthodes de travail improductives qui sont parfois difficilement « décollables ». Les gens en arrivent à être fermement convaincus que leur connaissance du logiciel est « parfaitement » adéquate. Comme formateur, nous sommes alors confrontés à de sérieuses réactions négatives au changement.

L’importance de la formation pour les organisations

J’ai souvent été témoin de la méconnaissance des concepts de base des logiciels dans mes groupes de formation ainsi que de la forte présence de « mauvaises méthodes » d’utilisation des logiciels. En bout de ligne, c’est la productivité de toute l’organisation qui est compromise.

Que pourrai-je dire aux gestionnaires et aux décideurs qui sont en train de me lire?

Il faut comprendre que, sans formation de base adéquate, 90% des utilisateurs des outils bureautiques n’atteindront jamais autre chose qu’un très moyen niveau de réelle productivité.

Que de miser uniquement sur l’aide des pairs pour optimiser l’utilisation des outils bureautiques – Ginette formant Robert, Robert formant Nancy – conduit trop souvent à la diffusion et à l’enracinement des mauvaises méthodes. D’abord, n’est pas formateur qui veut : de bonnes techniques de formation sont nécessaires pour obtenir de bons résultats.

1. Seules les connaissances rendent « simple » l’utilisation des outils logiciels.

Comme spécialiste en formation aux outils bureautiques, nous ne faisons pas simplement qu’énumérer les « commandes » des logiciels. Bien plus, notre objectif premier est d’élever l’utilisateur à un niveau d’efficacité maximum, en lui fournissant une compréhension du logiciel, de ses fonctions et de ses méthodes spécifiques. Nous visons, au plus haut point, à ce qu’il développe, à partir de notre expérience, sa propre stratégie.