Les 3 meilleures stratégies de gestion de courriels

Note : Cet article est une traduction libre de l’article « Strategies for Every Type of Email Pain (https://hbr.org/2015/05/strategies-for-every-type-of-email-pain) » du Harvard Business Review.

Dans le monde hyper branché dans lequel nous vivons, nous avons parfois du mal à gérer la quantité d’informations que nous recevons chaque jour… À commencer par nos courriels. Nos courriels envahissent notre vie professionnelle et s’immiscent dangereusement dans notre vie personnelle, notamment à cause de notre peur de ne pas être à jour sur nos dossiers.
S’il n’y a pas de solution unique pour mieux gérer vos courriels, ces 3 stratégies seront sans doute en mesure de vous aider à trouver les solutions les plus adaptées à votre situation :

La déviation

Cette stratégie consiste à dévier certains types d’informations de nos courriels vers d’autres plateformes et ainsi, réduire la quantité de messages à gérer chaque jour. Nous vous conseillons notamment d’utiliser des outils collaboratifs tels que Trello (https://trello.com/) afin de gérer vos tâches, Doodle (http://doodle.com/fr/) pour planifier vos réunions avec différent intervenants, Office 365 en ligne (http://portal.office.com/) afin de partager vos documents, etc. De plus, les plateformes collaboratives ont l’avantage de vous aider à mieux travailler en équipe et à simplifier la communication entre vos collaborateurs.

La priorisation

La priorisation consiste à filtrer les messages entrants selon leur degré d’importance. Pour parvenir à gérer les courriels non importants, il serait peut-être nécessaire de mettre en place des filtres de courriels, d’adopter des solutions de gestion courriels (tels que Other Inbox (http://www.otherinbox.com/go/unsubscriber/) ou Sanebox (http://www.sanebox.com/)), ou simplement de penser à se désabonner des courriels non importants. Cette stratégie est particulièrement adaptée pour les personnes devant gérer un nombre très important de courriels.

Le compartimentage

Afin de limiter votre addiction aux courriels, nous vous recommandons de compartimenter vos usages des courriels professionnels à certains appareils ou à certaines heures de la journée. Nous vous recommandons par exemple de couper l’accès à vos courriels sur votre cellulaire après une certaine heure, tout en demeurant disponible sur votre téléphone en cas d’urgence. Cela ne réduira pas le volume de vos courriels mais vous permettra certainement de vous mieux profiter de votre temps libre.

Établir votre propre stratégie de gestion des courriels en fonction de vos défis

Si, par exemple, votre principal défi est le volume trop important de vos courriels, étudiez attentivement ceux qui pourraient être évités en vous désabonnant de listes d’envoi ou en demandant à votre équipe d’éviter de vous mettre en CC (copie conforme) d’informations peu importantes. Si votre défi est votre addiction compulsive à vos courriels dans votre temps personnel, mettez en place une stratégie de compartimentage.

En adoptant au minimum une stratégie de déviation, une stratégie de priorisation et une stratégie de compartimentage, vous parviendrez certainement à une meilleure gestion de votre temps, de vos priorités et de votre boite de réception.

Il est à noter que l’article du Harvard Business Review nous fait part d’une quatrième stratégie possible : Le tri préalable. Cette stratégie consiste à utiliser l’aide de personnes au sein de votre équipe afin d’effectuer un premier tri sur votre boite de réception. Cet ‘’assistant courriel’’ serait en charge de mettre en évidence les courriels nécessitant une réponse de votre part et d’écarter ceux qui ne sont qu’informatifs ou peu importants.
Cependant, bien peu de monde a la chance de disposer d’un assistant personnel, ce pourquoi j’ai écarté cette stratégie dans cet article.