Le frigo, un outil de formation
Vendre des frigidaires aux... formateurs !
On trouve des frigos dans toutes les cuisines. Mais saviez-vous que l’on pouvait en trouver même dans les salles de formation ? Le frigo dont il est question ici ne sert pas à garder la bière froide... Il s’agit en fait d’une feuille de chevalet affichée en permanence qui permet au formateur de « mettre sur la glace » certaines questions, certaines préoccupations, pour qu’elles soient traitées au moment opportun ou encore par les personnes concernées, ou enfin pour qu’elles soient mises de côté.
Répondre au moment opportun
Le frigo sert à retarder le moment où seront données certaines réponses. Le formateur temporisera afin notamment de respecter le rythme d’apprentissage du groupe ou la stratégie d’enseignement mise en œuvre.
Laisser les personnes compétentes répondre
Le frigo est aussi utile pour noter les questions, les demandes et les recommandations qui doivent être acheminées aux personnes qui sont en mesure de donner les réponses appropriées : supérieurs immédiats, gestionnaires de projet, responsables des ressources humaines... Le formateur agit ici comme agent de liaison et assure la circulation de l’information pertinente entre les parties prenantes – employeur et employés. Un responsable pourra, par exemple, être invité à un bref échange de vues avec les participants pendant la formation. Les personnes compétentes s’engageront auprès du formateur à fournir aux participants les réponses attendues ; et ils honoreront leur promesse afin de protéger la crédibilité du formateur.
Ne pas répondre
Le traitement de certaines questions, de certaines préoccupations pourrait nuire au projet de formation. Par exemple, la question soulevée nécessiterait une explication complexe. Le formateur osera-t-il cette explication ? Le groupe ne se contentera pas du point de vue du formateur ; il voudra donner le sien, discuter... Comme l’ordre du jour d’une formation laisse habituellement peu de marge de manœuvre, le formateur réduira au minimum les risques de dérapage. Il dispose pour ce faire de différents outils, dont le frigo. Au terme de la formation, il guidera le groupe plus efficacement vers la ressource à consulter. Second exemple : le frigo facilitera le maintien d’un bon climat, en permettant d’éviter les sujets qui prêtent à controverse.
Le frigo, mode d’emploi
- Afficher le frigo.
- Expliquer son utilité.
- Clarifier son utilisation :
- Seules les questions, les demandes et les recommandations sont acceptées (non les plaintes).
- La personne qui formule la question, la demande ou la recommandation peut demeurer anonyme – mais ne recevra pas alors une réponse personnalisée.
- Votre rôle est de retransmettre l’information (ou d’aider le responsable s’il intervient pendant la formation).
- Le contenu des réponses et le moment où elles seront données dépendent entièrement des personnes compétentes.
- Noter l’information au fur et à mesure en prenant soin de rendre l’idée voulue et en vous assurant que le message est acceptable.
- Donner, pendant la séance, les réponses dont vous êtes responsable en cochant au fur et à mesure les questions, les demandes ou les recommandations traitées.
- Indiquer les ressources à consulter avant de conclure la formation.
- Rappeler au même moment le nom des personnes à qui vous allez retransmettre l’information du frigo.
- Assurer le suivi auprès des personnes compétentes et leur offrir de l’aide au besoin.
Le frigo, mon meilleur ami après vous !
Voici le petit laïus que mes participants m’entendent prononcer au moment où je lance mes formations. Je mets en valeur les outils dont nous nous servirons. Le premier de ces outils est le frigo : « Souvenez-vous. Vous aussi, vous avez maintes fois rencontré ce participant et ce formateur engagés dans un débat qui ne passionnait qu’eux. Vous aussi avez levé les yeux au ciel et vous êtes désespéré : “Mais quelle perte de temps ! Quand cela va-t-il cesser ?” Nous allons, grâce au frigo, rester centrés sur l’atteinte des objectifs d’apprentissage et la satisfaction des attentes, et veiller ainsi au bien commun.
Le frigo, mon meilleur ami après vous. Je vous explique l’utilisation que nous allons faire de cet objet – appelé en anglais parking lot. Vos questions sont importantes. Ne privez pas le groupe d’une information cruciale. La question que vous vous posez, tout le monde se la pose. Alors posez-moi toutes vos questions, je vous répondrai aussitôt. Certaines de vos questions, cependant, trouveront leurs réponses plus tard ; je noterai et mettrai ces questions au frigo, et vous répondrai au moment opportun. Quelques questions encore ne seront jamais traitées ici ; ces questions-là seront, elles aussi, notées au frigo, et je pourrai vous indiquer, au terme de la formation, où vous renseigner. Je mettrai également « sur la glace », pour éviter de dire des bêtises, les questions auxquelles je n’ai pas de réponse ; je vous fournirai ultérieurement les éclaircissements souhaités. Nous ne pourrons pas, enfin, aborder certaines préoccupations ; je noterai celles-ci au frigo pour les communiquer plus tard aux personnes compétentes avec qui vous pourrez les traiter. »