La bureautique : compétence de premier ordre ou culture générale?

Imaginerait-on une société d’électricité ouvrir un concours pour l’embauche de nouveaux électriciens et mentionner dans la description des compétences exigées pour le poste, que les connaissances pratiques en électricité, en lecture de plan et devis et dans les normes de montage de circuit sont « souhaitables » et qu’aucun diplôme ne sera exigé? Engagerait-on quelqu’un n’ayant aucune connaissance en électricité, en se disant qu’au pire on l’enverra quelques jours en formation, si on a le temps et que le budget le permet?

Non, évidemment, tout le monde trouverait une telle pratique absolument aberrante. Avec raison.

Pourtant des centaines de milliers de personnes sont engagées depuis 25 ans par le secteur public et privé, sans que l’on se soit assuré d’une parfaite maitrise des outils bureautiques. Comme si ces compétences étaient secondaires, accessoires et même facultatives. On vérifiera, la qualité du français écrit, des mathématiques simples, les connaissances générales, le jugement dans la résolution de problèmes, mais les vraies compétences bureautiques seront rarement vérifiés. Tout au plus on demandera à la personne, d’une manière vague et informelle, « si elle connaît Word et Excel ».

La plupart du temps, on se fiera aux diplômes de secondaire et de Cegep. Dans ces institutions, on dispense certes, des formations générales de bureautique, mais d’expérience, ces formations ne sont, la plupart de temps, que de simples survols donné par des professeurs peu ou pas formés eux-mêmes. Ces formations n’ont aucune orientation « professionnelle ». Un employeur ne devrait en aucun cas assumer qu’une personne possède, à la suite de telles formations, les compétences professionnelles aptes à la rendre véritablement efficace au travail.

Il y a 25-30 ans, les outils bureautiques n’avaient pas encore pénétré en profondeur le monde du travail. Les quelques outils qui existaient n’étaient, en principe, utilisés que par des « spécialistes ». Seuls les gens ayant suivi une ou deux années de secrétariat-bureautique étaient en mesure d’utiliser WordPerfect. Quelques personnes allaient jusqu’à Lotus 123, quant à Dbase, c’était aux techniciens en informatique que l’on confiait le soin de concevoir des Bases de données. Tout le reste des gens - agents de bureau comme professionnels - n’avait que peu de contact avec des ordinateurs.

Il y a 15 ans, l’usage des outils bureautiques était encore vu comme accessoire, comme le photocopieur, le fax ou le téléphone. On engageait des gens, pour toute sorte de travail, sur une foule de compétences nécessaires, mais sans se soucier vraiment de leurs compétences en bureautique. Ex. : on engageait quelqu’un au marketing parce qu’il a un diplôme de marketing et quelques années d’expérience dans le domaine et on se contentait d’un vague oui à la question « connaissez-vous bien les outils bureautiques Microsoft Office ».

Aujourd’hui, la plupart des gens qui travaillent ont un contact étroit avec les ordinateurs. De l’infirmière de CLSC, au travailleur social de la DPJ. Du gestionnaire de personnel au vendeur de voitures. Les ordinateurs sont partout, tout le temps. Travailler aujourd’hui, c’est travailler avec un ordinateur. Courriel, agenda, rédaction des rapports, saisie des donnés, faire des recherches, assister à des réunions. Tout passe par les outils bureautiques. En fait, toute personne qui travaille dans un bureau est avant tout quelqu’un qui travaille avec ces outils. Ils ne sont plus « accessoires », ils sont le travail même. Leur connaissance est la condition effective de l’efficacité.

Étrangement, la culture de la formation n’a pas suivi l’évolution du travail. Les formations bureautiques sont encore le parent pauvre des systèmes d’éducation. Comment se fait-il que les universités et les CÉGEPS qui dispensent des formations professionnelles ne forment pas adéquatement les étudiants (et futurs travailleurs) pour qu’ils aient une maitrise de haut niveau des outils bureautiques qui seront leurs outils de travail? Ou on offre quelques petites formations de base, ou on laisse les élèves à eux même parce que l’on pense qu’ils se formeront d’une manière autonome ou encore parce que les « compétences bureautiques » sont de l’ordre de la culture générale et que l’on n’a pas en s’en soucier. On s’attache fortement à la qualité du français, mais on néglige de s’assurer des compétences dans le logiciel qui servira à rédiger ces textes. Comment se fait-il que la formation d’ingénieur n’implique pas de « rigoureuse » formation en Word, en Excel, en MS Projet, en Visio, en Outlook ? Dans le travail au jour le jour, ces outils bureautiques seront les outils de l’ingénieur. Leur maitrise sera tout aussi importante pour leurs employeurs que les compétences pratiques et théoriques de leur métier.

Les compétences en bureautique ne sont pas des éléments d’une culture générale que chacun peut, librement, à sa guise et au niveau d’expertise qu’il souhaite atteindre, acquérir. Ils sont désormais, en 2015, la compétence numéro 2 de toute personne sur le marché du travail. La première étant, bien sûr, les compétences liées au métier.

Maintenant, qui peut juger du niveau d’expertise en bureautique ? Combien de fois ai-je entendu un gestionnaire me dire à quel point ses employés étaient performants, à quel point ceux-ci connaissaient en profondeur les outils bureautiques. En quelques heures, en quelques questions, après avoir regardé les documents, je constate trop souvent la qualité « médiocre » des documents produits et l’inefficacité des méthodes utilisées. Tout ce temps et cette énergie perdue. Chacun y allant de ses manières de faire, convaincu de détenir la vraie méthode. Une « tour de Babel » de façons de faire et de compréhension des fonctions des logiciels. Je me dis trop souvent : si ce gestionnaire savait à quel point ses employés sont sous-productifs et combien de Jours/personnes ce manque d’expertise lui fait perdre, il aurait un sacré choc. Mais il est presque impossible de dire ça à un gestionnaire – de même que de dire à un employé que sa manière de travailler est inadéquate.

Seuls des experts bureautiques peuvent « évaluer » ces compétences et seuls eux, sont en mesure de dispenser une formation qui standardisera les connaissances et les façons de faire.

En conclusion, je demande aux gestionnaires de s’interroger sur les réelles compétences de leurs employés en matière d’outils bureautiques et sur la part qu’occupe l’utilisation de ces outils dans leurs travails.

Et, par voie de conséquence, de se poser la question suivante : est-ce que je pourrais monter d’un cran la productivité de mon service en formant mieux mes employés ?

Si vous répondez oui, nous, Afiens, sommes là pour vous.