Faire les suivis au bon moment avec CRM Dynamics

September 24, 2015, par Valère Drainville

En efficacité professionnelle ou en gestion du temps, la compétence de faire le bon suivi au bon moment est primordiale. C’est particulièrement vrai dans un processus de vente.

Trop souvent, faire les suivis et relances n’est pas la priorité du professionnel des ventes. Il accorde principalement son attention aux nouvelles demandes urgentes et oublie ce qu’il a semé plus tôt et qui attend d’être cueilli par une simple relance. Faire ses suivis assidûment devrait toujours être une grande priorité.

Les suivis et relances devraient toujours être exécutés en bloc. Il faut éviter de les faire entre les autres tâches par-ci par-là. Il est préférable de toujours faire tous les suivis au même moment préférablement en début de journée.

Voici deux méthodes pour assurer des suivis efficacement sur les opportunités avec CRM Dynamics.

La tâche de suivi

Travailler avec les tâches Outlook est simple, ne demande aucune personnalisation et peut-être pratiqué dès demain si vous utilisez le client Outlook. Dans une opportunité ou toute entité CRM, cliquez sur l’ongle Activité du volet social et cliquez sur ajouter une tâche. Déterminez la date du prochain suivi en utilisant la date d’échéance et inscrivez un court sujet. Chaque opportunité ou prospect devrait avoir une tâche de suivi. (http://otiexpertise.com/wp-content/uploads/2015/09/SuivisCRM01.png)

La tâche sera synchronisée automatiquement dans le client Outlook du propriétaire et liée directement à l’entité CRM. La tâche sera visible à la bonne date dans le calendrier. Lorsque le suivi sera exécuté, le professionnel n’aura qu’à changer la date de début au jour de la prochaine relance désirée.

(http://otiexpertise.com/wp-content/uploads/2015/09/SuivisCRM02.png)

Les avantages de cette méthode :

  • Tous les utilisateurs ayant accès aux prospects et opportunités peuvent consulter le suivi.
  • Les tâches sont disponibles hors ligne dans Outlook et sur certaines applications mobiles.
  • Il est possible d’affecter une tâche à un autre utilisateur en changeant le propriétaire donc de connaître l’appartenance du suivi.
  • Il est possible d’ajouter des alertes dans Outlook.
  • Il est possible de visualiser les tâches par date d’échéance dans le calendrier.
  • Elle est parfaite pour les personnes souvent en déplacement et ayant un agenda chargé.

Le champ date de suivi

Les tâches dans Outlook peuvent devenir encombrantes si le professionnel des ventes gère une très grande quantité d’opportunités ouvertes et si le débit des nouvelles opportunités entrantes est très rapide. Dans ce cas, pour éviter d’avoir à créer des tâches, l’administrateur du CRM peut créer un champ date de suivi estimée dans les entités du CRM. Il peut même l’inclure ce champ dans les phases du processus de vente. Le professionnel des ventes pourra ainsi inscrire directement dans le formulaire de saisie la date à laquelle il estime faire une relance.

En ajoutant ce champ dans les affichages, le professionnel des ventes pourra trier en ordre décroissant ou croissant les entités par cette date. Après chaque suivi il pourra publier un résumé ou lier un courriel et, très important, de changer la date en fonction du prochain suivi désiré.

(http://otiexpertise.com/wp-content/uploads/2015/09/SuivisCRM03.png)

Les avantages de cette méthode :

  • Il est possible de faire de nombreux affichages filtrés sur la date de suivi. Exemple : Mes opportunités en suivi cette semaine.
  • Il est possible de faire des graphiques pour voir les quantités de suivi par semaine ou par mois à venir.
  • Contrairement aux tâches Outlook cette méthode nécessite moins de formation.
  • Elle est évidemment une solution incontournable si le client bureau Outlook n’est pas utilisé.

Organiser ses suivis et les faire au moment est une compétence qui demande de la discipline et de la rigueur. Cette compétence est essentielle, sinon vitale à tous les professionnels de la vente. Prendre du temps pour la perfectionner est un incontournable pour vendre plus et mieux.

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