Comprendre et évaluer les risques d’un projet de collaboration

October 29, 2012, par Julie Montreuil

Nous avons vu dans un précédent article (http://www.afiexpertise.com/fr/publications/article/219) qu’il faut d’abord avoir une vision et une stratégie pour faire de notre projet de collaboration un succès.

Aujourd’hui, nous abordons un autre élément crucial des étapes préparatoires d’un tel type de projet : comprendre et identifier les risques liés à la mise en place d’un environnement de travail collaboratif.

Jacob Morgan du Chess Media Group (http://www.chessmediagroup.com/) propose une méthode pour évaluer ces risques (http://searchenginewatch.com/article/2067419/4-Steps-for-Evaluating-Risk-in-Social-Business). Elle consiste en 4 étapes :

  1. Identifier tous les risques du projet en équipe multi : multi départementale, multidisciplinaire, multi fonctionnelle.

Quels peuvent être ces risques? Cela dépend de l’organisation, de sa culture, de ses mécanismes internes. Mais on peut penser notamment aux suivants : les employés n’utilisent pas les outils, il y a perte de contrôle sur l’information générant ce qui est entendu maintenant de nommer «infobésité», on craint une brèche dans la sécurité, etc[1] (#_ftn1).

  1. Évaluer chaque risque (toujours en équipe!) sur les aspects suivants: sévérité du risque, probabilité qu’il se réalise, probabilité d’une détection rapide. Par la suite, attribuer un index de priorité.

On accorde une note de 1 à 10 sur chacun des 3 aspects, et ce, pour chaque risque identifié. Une fois l’exercice complété, l’auteur propose de multiplier les 3 notes pour établir un «index de priorité» à chaque risque.

Par exemple, pour le risque «Les employés n’utilisent pas l’outil», une équipe évalue que, compte tenu des caractéristiques de leur organisation :

  • Si ce risque se réalise, c’est très grave; une note de 8/10 est accordée au critère de sévérité du risque.
  • La probabilité que ce risque se réalise, quoique réelle, est plutôt faible. Ils accordent donc la note 4/10.
  • La possibilité que l’on détecte ce risque rapidement est élevée. Ils accordent la note 7/10 à ce critère.

En multipliant les trois notes (8x4x7), on obtient un index de priorité de 224. L’équipe procède de la même façon pour chaque risque identifié.

  1. Prioriser les risques (à l’aide de l’index de priorité), et mettre en tête de liste ceux que l’on peut gérer facilement et immédiatement.

Plus l’index de priorité est élevé, plus le risque est important. Cet exercice permet à l’équipe de déterminer quels risques peuvent ou doivent être pris en charge à court terme. Selon les organisations, l’équipe pourrait n’en retenir que quelques-uns ou plusieurs.

  1. S’attaquer d’abord uniquement à ces risques : identifier les actions recommandées pour les contrer et à qui appartient la responsabilité de les mettre en place.

L’équipe peut également convenir des ressources (humaines, matérielles et financières) requises pour mettre en place ces actions.

En résumé, la méthode proposée par Jacob Morgan est basée sur des principes simples, mais qui permet d’être non seulement réaliste face aux enjeux vécus par l’organisation, mais surtout, de voir venir les obstacles potentiels plutôt que de subir les effets néfastes d’un manque de clairvoyance.


[1] (#_ftnref1) Dans son ouvrage «The Collaborative Organization (http://www.amazon.ca/Collaborative-Organization-Strategic-Internal-Challenges/dp/0071782303/ref=sr_1_1?ie=UTF8&qid=1350999753&sr=8-1)», Jacob Morgan identifie plusieurs risques reliés à la mise en place d’une plateforme collaborative, mais également aux risques que les organisations courent à ne pas en déployer.

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