Comment obtenir un mandat d’analyse

Comme consultant, je le vis, comme conseiller à l’interne vous le vivez : l’analyse des besoins de formation n’est pas une priorité, la priorité c’est de former et vite !!! « On n’a pas beaucoup d’argent pour la formation et mon besoin est urgent. L’analyse c’est long et ça coûte cher. De toute façon, je connais mon monde, je sais c’est quoi le besoin. » Voilà des phrases que nous entendons, voilà quelques-unes des résistances de nos clients. Que peut-on faire, comment leur faire voir l’importance de l’A.B.F., comment obtenir un mandat d’analyse clair? On ne peut répondre à ces questions sans faire un court survol de ce qu’est l’A.B.F. et de comment choisir la meilleure démarche pour la réaliser.

Identifier les besoins vs faire une analyse des besoins Deux résultats :

• Identifier les besoins c’est dresser par thème une liste des besoins priorisés par groupe cible et des méthodes de formation préconisées.
• Analyser les besoins c’est remettre en question la pertinence des besoins ou des solutions et méthodes de formation identifiées. Analyser les besoins, c’est déterminer l’apport réel de la formation et élaborer une stratégie d’intervention qui permet de répondre aux vrais besoins.

L’analyse des besoins de formation (l’A.B.F.) permet d’élaborer une stratégie d’intervention qui propose des solutions de gestion ou de formation, pas seulement de la formation!

Qu'est-ce qu'une stratégie d'intervention ?

La survie d’un consultant interne ou externe dépend de sa capacité à jouer son rôle conseil. Une stratégie, c’est une offre de service qui contient des solutions simples, pratiques et responsabilisantes. La stratégie est centrée sur la ou les causes des problèmes à régler. En résumé, une stratégie d’intervention c’est un contrat clair entre les différents intervenants impliqués dans le changement. (Innovation Consultants peut vous fournir des outils en ce sens.)

Comment choisir la démarche d'analyse

Clarification de mandat, analyse du contexte et des outils de travail, analyse détaillée des tâches, entrevue, observation, auto-analyse, élaboration de profil de compétences… Quels sont les critères qui nous permettent de choisir la bonne démarche et les bons outils ?

Les critères qui guident notre décision sont :

• L’impact de la formation sur l’entreprise, ses clients et les tâches des employés;
• Le nombre de personnes touchées par la formation;
• Le budget consacré;
• Le temps disponible et l’expertise des intervenants;
• La culture et les valeurs de l’entreprise.

Les résustances face à l'analyse

Les résistances sont un phénomène normal et souhaitable.

- Forces contraignantes

Les coûts reliés à l’analyse.

Le sentiment que cela ne changera rien.

Les attentes parfois irréalistes que l’analyse suscite. « On l’a dit, on va l’avoir »

L’émergence des résistances à gérer avant la formation.

La remise en question des compétences du client à analyser ses besoins de formation.

Le sentiment que l’on va évaluer à travers l’analyse, les compétences de l’équipe en question.

La méconnaissance des résultats que doit produire une analyse.

La longueur de la démarche et le non-respect des échéanciers.

L’analyse est trop souvent centrée sur la perception que les gens ont de leurs besoins et non sur des faits observés et vérifiés.

+ Forces contraignantes

Commencer une analyse c’est déjà commencer à influencer le changement souhaité.

La priorisation des besoins selon le niveau d’importance et de difficulté.

L’identification des facteurs de succès et des contraintes.

L’économie des coûts en investissements formation qui ne sont parfois pas nécessaires.

L’identification des recommandations pour améliorer les méthodes de travail.

L’augmentation de sa crédibilité comme formateur.

L’identification des mécanismes d’évaluation et de transfert des apprentissages.

L’estimation d’un budget réaliste.

Analyser les besoins et les rendre clairs est la seule façon de réussir par la suite à faire de l’évaluation en formation.

Gérer les résistance pour obtenir un mandat d'analyse

N’oubliez par qu’il faut traiter les forces contraignantes afin d’en réduire l’influence et laisser agir les forces positives. Attention, si votre client ne connaît pas les forces positives, prenez le temps de les nommer sans chercher à convaincre, laissez-les agir et utilisez ces quelques conseils.

• Proposer la règle des 20/80. 20% du budget consacré à l’analyse, en garantissant le maintien du budget. Faire voir les économies possibles.
• Proposer une démarche d’analyse qui tient compte des critères énoncés précédemment, des échéanciers et qui permet aux gestionnaires de s’impliquer et d’apprendre selon leurs besoins individuels.
• Proposer de redonner toute l’information de gestion que vous recueillerez et faire voir les avantages de cette information.
• Faire du réseautage pour le choix des outils, éviter de développer ce qui existe déjà ailleurs. Montrer ces outils aux clients pour qu’ils les approuvent.
• Arrêter d’évaluer des perceptions, rechercher des faits, identifier les compétences clés àdévelopper
• Établir un contrat clair précisant les niveaux de confidentialité.
• S’assurer que la stratégie d’intervention proposée soit confortable pour le client, pour vous et pour les apprenants.
• Informatiser le plus possible les outils et les rendre accessibles sur le réseau interne. Prendre le temps de regarder les logiciels qui existent sur le marché.
• Concevoir un outil d’auto-analyse. Il permet à chaque personne qui identifie un besoin de faire lui-même l’analyse du contexte, de la priorité à accorder au besoin et de la meilleure méthode pour y arriver.
• Préparer le terrain avec le client pour que l’analyse se fasse en douceur.
• Développer vos habiletés d’analyste. L’analyste est capable de gérer le climat, le contenu et le processus des rencontres d’analyse. Dans ses conclusions, il s’assure de faire ressortir l’essentiel, les éléments clés.

Vous me trouvez confrontant? C’est ce que je vous propose de faire avec vos clients. Ils veulent évaluer des résultats tangibles, le transfert des apprentissages et le retour sur leurs investissements. L’analyse est la seul façon de cibler les bonnes compétences à développer et le meilleur moyen d’y arriver.