7 trucs pour avoir plus de temps

July 22, 2014, par Ghislain Parent

Je me retrouve tous les jours confronté à moi-même, à mon horaire, aux demandes des clients et à celles de mes patrons. Comme moi, vous avez sans aucun doute plus à faire que les heures disponibles dans la journée le permettent. J’aimerais bien en faire plus mais je me rends souvent compte que j’en ai déjà fait beaucoup… peut-être trop, justement.

Je vous offre donc quelques trucs qui vous aideront à bien utiliser votre temps et à être plus efficace!

1. Planifiez vos réunions

Situation courante : on vous invite à une réunion hebdomadaire qui vous semble, ma foi, fort inutile. Avez-vous vraiment besoin d’y aller? Avant d’y assister, demandez toujours qu’on vous donne l’ordre du jour pour vous préparer. Vous en profiterez ainsi pour évaluer la pertinence de la rencontre. Demandez-vous si elle vous sera utile et si votre présence est réellement nécessaire et pertinente.

2. Concentrez-vous sur l’important

Pour garder mes activités en perspective, je me demande constamment si ce que je fais est ce que j’ai de mieux à faire. Il y a une foule de tâches qui doivent être faites à tout moment et des feux à éteindre dans toutes les directions. Lesquels choisir en priorité?

Avant de faire quelque chose, demandez-vous si la tâche correspond bien à vos capacités et si elle fait partie de ce qu’on vous paye pour faire. Même si elle est rapide à faire et que vous êtes compétent, il est contre-productif pour vous et pour l’entreprise que vous fassiez un travail qui devrait être délégué. Vous pourriez par exemple confier les tâches plus administratives et à faible valeur ajoutée au personnel de soutien et vous concentrer sur un travail plus rentable. Un temps bien alloué est un temps bien investi, et c’est ce qui rapporte!

3. Prenez des pauses

Le syndrome de la page blanche, vous connaissez? Ne vous acharnez pas. Si vous êtes bloqué, passez à autre chose, peu importe si c’est important ou non. Vous y reviendrez plus tard. Vous avez une longue liste de tâches à faire de toute façon.

4. Bloquez-vous du temps

Quand vous avez besoin de travailler plusieurs heures sur un important projet, inscrivez-le dans votre agenda. Si quelqu’un veut vous ajouter une autre réunion, vous aurez l’option de dire que vous avez déjà un engagement. Vous serez honnête envers eux et envers vous-même. Et n’oubliez pas d’inscrire aussi vos engagements personnels et familiaux.

5. Gérez les interruptions

C’est bien d’être sociable avec ses collègues mais ne vous laissez pas entraîner dans des conversations interminables. Ayez toujours une excuse ou une phrase clé pour vous extraire d’une trop longue conversation. Quelque chose comme : « Désolé de devoir couper court mais j’ai un dossier à terminer d’ici X. Merci d’être passé me saluer ». Ou encore : « J’ai une conférence téléphonique qui commence bientôt et je dois m’y préparer. On se reprend plus tard. »

La même chose s’applique aux appels interminables. Le téléphone est trop souvent considéré comme prioritaire. Sachez dans quoi vous vous embarquez quand vous répondez à l’appel d’un membre de votre famille ou d’un ami pendant le travail. Gardez l’appel court et direct. Vous « socialiserez » plus tard.

Et que dire de la navigation sur Internet… Ce n’est pas un crime de ne pas répondre à vos amis Facebook pendant les heures de bureau! Allez à l’essentiel et revenez vite à ce que vous faisiez.

6. Optimisez votre temps de télé

Se divertir est nécessaire et important pour avoir un bon équilibre de vie. Mais faites attention de ne pas vous laisser emporter à « gaspiller » du temps devant le téléviseur. Comme Internet, on peut passer des heures à écouter la télé. Pourquoi ne pas enregistrer quelques émissions que vous pourrez regarder en faisant la cuisine, le ménage ou d’autres tâches moins intéressantes mais nécessaires?

7. Revoyez vos engagements

J’avais l’habitude de gérer un groupe de discussion toutes les semaines. À un certain point, j’ai réalisé que je manquais de temps pour des tâches essentielles mais que je continuais à en utiliser pour ce groupe. Vérifiez si vous n’êtes pas impliqué dans trop d’organismes, de comités ou de conseils d’administration. Le don de soi est une vertu mais pas au détriment de votre propre carrière ou de votre équilibre personnel.

En appliquant ces 7 bons trucs et principes, vous verrez votre productivité augmenter rapidement et votre agenda s’alléger du superflu.

Et vous, comment réussissez-vous à vous libérer du temps?

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