5 solutions pour mieux gérer vos documents dans Office 365

La suite Office 365 comporte plusieurs solutions intéressantes pour optimiser le travail collaboratif et l’accessibilité de vos documents. Cependant, il peut être délicat de bien choisir entre les différents services disponibles pour classer, travailler et retrouver facilement vos documents.

Notre expert Valère Drainville vous propose donc quelques trucs pour identifier les services cloud les plus adaptés à vos besoins et travailler de la manière la plus efficace possible.

Bibliothèques de site d’équipe

Chaque unité d’affaire dans une organisation peut avoir une ou des bibliothèques dans un ou plusieurs sites d’équipe. Exemples :

Manuels de formation

CVs d’un département des ressources humaines

Ententes et contrats légaux

Présentations corporatives

Groupes

Les groupes Office 365 ont comme objectif d’aider à la collaboration sur des projets et des activités ponctuelles. Ils sont parfaits pour les comités et les petits projets d’équipe. Ils comportent: une bibliothèque, un forum de discussion, un calendrier et un bloc-notes. Ils sont souvent éphémères et moins officiels que les sites d’équipe

OneNote

Même s’il peut contenir des documents et fichiers en pièce jointe, OneNote n’est pas considéré comme un réel outil de gestion documentaire. Dans les faits, il fait partie des fichiers et de l’ensemble des documents géré électroniquement. Il faut le voir comme un cartable pouvant contenir un ensemble d’information qui ne serait pas géré dans un document Word, PowerPoint, ou Excel. Il est un complément aux fichiers produits par ces applications. Exemples :

To-do lists

Des notes sur les projets en cours

Compte-rendu de rencontres

Des extraits de presse ou de sites web pour futures références

OneDrive

OneDrive est la bibliothèque individuelle de l’utilisateur. Elle comporte les documents personnels de l’utilisateur appartenant à l’organisation et qui ne sont pas gérés dans un site d’équipe ou un groupe Office 365. Exemples :

Lettre de remerciement de la part d’un client

Tableau de bord Excel personnel

Document très embryonnaire

Delve

Delve présente une vue d’ensemble des documents et fichiers récemment consultés ou modifiés par l’utilisateur. C’est l’outil parfait pour briser les silos et aider à la diffusion transversale d’information. Delve cherche l’information dans OneDrive, les sites d’équipe et Outlook.