4 outils de recherche pour gagner du temps

September 1, 2016, par Valère Drainville

Nous cherchons tous à être plus efficaces, plus productifs et meilleurs en gestion du temps (http://otiexpertise.com/formation/gerer-son-temps-ses-priorites-et-ses-activites-avec-outlook/#.U_dNHPl5OoI). Nous attendons trop souvent la solution miracle qui nous fera gagner beaucoup de temps et malheureusement, elle arrive rarement. Dans les faits, les gains en efficacité se font par le biais de plusieurs petites améliorations. Des petits trucs faciles et applicables.

En voici un : utiliser davantage nos outils de recherche. Je remarque encore à tous les jours dans nos formations que très souvent nos participants défilent. Ils défilent encore et encore :

  • Dans leurs contacts Outlook
  • Dans leurs dossiers courriels pour trouver une conversation
  • Dans leur document Word pour se rendre au bon mot à corriger
  • Dans Windows 8 pour trouver une application ou un logiciel
  • Dans la bibliothèque SharePoint et Office 365 pour trouver le bon document

Dans toutes ces situations, un outil de recherche est souvent le moyen le plus rapide de trouver n’importe quel type d’information. Voici donc comment vous devriez utiliser quatre outils de recherche pour éviter de défiler et ainsi moins consommer de vos précieuses minutes.

Dans Microsoft Outlook, vous trouverez la boîte de dialogue ‘recherche’ autant dans les courriels que dans les contacts, les tâches et les calendriers. Lorsque vous inscrivez un mot de recherche, le ruban « Recherche » apparaît pour affiner vos critères. C’est une façon rapide et pratique de trouver ce qu’on cherche dans une boîte de réception souvent bien remplie.

(http://otiexpertise.com/wp-content/uploads/2014/08/Outlook.jpg)

Dans Microsoft Word, utilisez le bouton « Rechercher » en haut à droite de votre écran qui activera le bandeau de navigation à gauche de votre document. Vous pourrez y inscrire un mot ou une expression et les résultats apparaîtront automatiquement. Vous pourrez naviguer dans le document en cliquant sur les résultats.

(http://otiexpertise.com/wp-content/uploads/2014/08/Word-recherche.png)

Dans Windows 8, ouvrez le bandeau Windows de droite, cliquez sur l’icône « Rechercher » et inscrivez le nom de l’application, logiciel ou fichier que vous désirez ouvrir.

(http://otiexpertise.com/wp-content/uploads/2014/08/Windows-8-recherche.png)

(http://otiexpertise.com/wp-content/uploads/2014/08/Windows-8.png)

(http://otiexpertise.com/wp-content/uploads/2014/08/Windows-8-1.png)

Dans une bibliothèque SharePoint, inscrivez des mots clés dans la boîte de dialogue que vous trouverez à la droite de vos affichages de bibliothèque. SharePoint recherchera autant dans le texte des fichiers que dans ses propriétés. Vous pourrez ensuite filtrer sur une colonne pour plus de précision.

(http://otiexpertise.com/wp-content/uploads/2014/08/SharePoint-recherche.png)

Bref, ces outils de recherche sont faciles à utiliser et peuvent vous faire gagner du temps. Ce n’est qu’une question d’habitude : la prochaine fois que vous vous mettez à chercher ‘manuellement’ un mot ou un document, arrêtez-vous et utilisez l’outil.

Si vous avez de la difficulté à trouver l’outil de recherche, faites ‘ctrl F’, la touche universelle qui vous permet de faire des recherches dans presque tous les logiciels et sur le web (exception : elle ne fonctionne pas dans Outlook).

Avez-vous d’autres trucs pour rechercher de façon efficace?

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