Piste de solution à la procrastination: l’engagement!

À moins que vous ne viviez sur une île déserte paradisiaque avec une centaine de serviteurs à longueur d’année, vous devez régulièrement choisir quoi faire dans quel ordre afin que vos vies personnelles et professionnelles continuent de fonctionner. On priorise tous nos tâches, consciemment et inconsciemment, ce qui mène inévitablement à la procrastination de certaines d’entre elles.

Dans le billet qui suit, j’expliquerai quel type de tâche nous faisons instinctivement en premier, la façon dont je perçois la procrastination au travail et des solutions concrètes pour arrêter ou diminuer cette tendance.

L’instinct aux commandes

À chaque instant, notre cerveau jongle avec une très impressionnante liste de tâches à faire et doit constamment choisir sur quoi porter son attention. Ce choix se fait la plupart du temps de façon inconsciente et instantanée.

Instinctivement, notre cerveau priorise par lui-même et porte son attention sur les tâches :

• dont les résultats sont perçus comme certains
• dont les résultats amènent du plaisir ou évitent de lourds désagréments
• dont l’échéance est précise
• dont le temps qui nous reste pour faire la tâche moins le temps nécessaire pour la faire est un très petit nombre.

Il reste 40 heures pour faire la tâche moins 2 heures d’exécution = 38 heures supplémentaires, donc pas urgent.

5 heures pour faire la tâche moins 2 heures d’exécution = 3 heures supplémentaires seulement, donc urgent!

En d’autres mots, si une tâche offre assurément du plaisir et s’il reste très peu de temps pour l’exécuter, celle-ci a beaucoup plus de chance de devenir votre centre d’attention.

Prenons l’exemple d’un vendeur qui doit sortir rapidement une soumission à la demande d’un très bon client. Comme c’est un bon client, il sait que produire la soumission mènera fort probablement à une vente. Le résultat de cette tâche est donc presque certain et positif : une commission, un ‘merci’ bien senti du client et une bonne tape dans le dos du patron. Le facteur temps est aussi présent : le client a mentionné qu’il veut sa soumission d’ici quelques heures, et il en faut environ 2 pour la faire.

Le vendeur accomplira donc cette tâche en priorité sans se poser de questions : son cerveau a tout de suite saisi que c’était là une tâche qu’il fallait faire MAINTENANT.

Les tâches qu’on procrastine

Tant que le vendeur recevra des soumissions de bons clients à produire, il les fera immédiatement sans rechigner. Toutefois, son travail consiste également à faire de la prospection pour aller chercher des nouveaux clients.

C’est là une tâche susceptible d’être reportée à plus tard car comme beaucoup de tâches qu’on procrastine, elle ne tombe dans aucune des deux catégories mentionnées précédemment :

• L’échéance n’est pas claire et la tâche n’est pas urgente puisque l’entreprise a déjà des clients réguliers qui la font fonctionner.
• La prospection n’entraînera pas nécessairement de résultats positifs et peut même être désagréable.

Pourtant, c’est là une tâche importante, car après un certain temps, s’il ne fait pas de prospection, le vendeur risque d’être incapable d’aller chercher de nouveaux clients et donc de remplir son mandat auprès de son employeur. À long terme, il risque d’être congédié.

D’autres exemples de ces tâches de travail importantes mais non urgentes qu’on procrastine incluent entre autres :

• Améliorer un processus d’affaire dans son département
• Analyser des résultats de ventes
• Déléguer une tâche complexe
• Faire un bon ménage de nos dossiers

Solution : s’engager auprès des autres

Pour éviter que les tâches importantes sans échéance claire ne soient jamais effectuées, vous pouvez vous fixer vous-même une date limite, que j’appelle « objectif personnel ». Vous augmentez ainsi vos chances de réussite, car vous avez maintenant un but clair à atteindre. Vous pouvez aussi fixer des rendez-vous dans votre calendrier Outlook pour accomplir la tâche.

Toutefois, votre cerveau n’est pas dupe. Il sait très bien que cette échéance est ‘imaginaire’ et que dans les faits, vous pouvez encore repousser la tâche. Il faut donc augmenter le degré de désagrément si la tâche n’est pas faite en créant une contrainte. Comment? En s’engageant auprès des autres, que ce soit vos clients, vos collègues ou votre patron. Mettez-vous vous-mêmes dans l’eau chaude :

• Vous voulez finir la rédaction d’un livre? Promettez-le ou mettez-le en prévente.
• Vous voulez aller en voyage ou à un colloque? Achetez longtemps à l’avance vos billets.
• Vous voulez améliorer un processus dans votre équipe? Organisez à l’avance une rencontre avec vos collègues pour présenter votre projet.
• Pour les longs projets, organisez à l’avance plusieurs rencontres très courtes pour faire état de l’avancement.

Un exemple d’engagement

Récemment dans une formation, un participant me donnait un exemple de tâche importante, mais non urgente. Nouvellement embauché, il souhaitait présenter une analyse à ses patrons. C’était là une initiative personnelle qu’il jugeait importante puisqu’elle permettrait d’améliorer un processus d’affaire en plus de démontrer sa compétence. Malheureusement, il avait tendance à la repousser cette tâche à plus tard. Il n’y avait aucune échéance imposée par ses patrons, qui étaient vaguement au courant de son initiative sans plus.

J’ai donc suggéré :

• Qu’avant même de commencer le rapport, il devait organiser rapidement une rencontre avec les patrons pour la présentation du rapport et ainsi fixer une réelle échéance.
• De planifier à son agenda Outlook une période fixe pour travailler sur cette tâche à chaque semaine.
• D’essayer d’impliquer ses collègues en planifiant quelques courtes sessions pour travailler la tâche en équipe.

Mise en garde et méthode d’organisation

Attention : trop se commettre peut nous jouer des tours si la charge de travail est trop grande et irréalisable. Personne ne veut devenir un grand parleur petit faiseur. Il faut donc bien choisir les tâches pour lesquelles nous nous engageons.

Pour ce faire, voici la méthode d’organisation que je vous conseille :

• Créez dans OneNote ou Outlook une liste exhaustive des tâches importantes qui n’ont pas encore d’échéance. Inscrivez les tâches qui vous feront avancer, améliorer votre équipe, votre département ou votre situation professionnelle.
• Classez-les en ordre décroissant d’impact, la plus payante en premier.
• Parmi les plus importantes, ciblez-en une que vous aimez et une qui fera plaisir à votre patron.

Demandez-vous ensuite si elles sont vraiment importantes, si elles sont réalisables et comment vous vous êtes engagé à les accomplir. Pour vous engager davantage :

• Planifiez à chaque semaine une période de 30 à 60 minutes pour travailler sur ces tâches.
• Organisez le plus rapidement possible une rencontre avec des collègues ou patrons pour leur présenter votre travail.

Affronter la peur de l’échec

En combinant plusieurs approches telles que se fixer des objectifs, planifier son temps de travail et s’engager auprès des autres, vous devriez être en mesure d’accomplir régulièrement ces tâches qu’on a tendance à remettre au lendemain.

Enfin, le dernier conseil que je vous donne est de ne pas avoir peur de vous engager et de viser l’excellence. Procrastiner peut parfois être le résultat de la peur de l’échec. Nous avons peur de nous tromper, de perdre la face et d’être jugé. Rappelez-vous seulement que faire des erreurs est normal, qu’elles nous permettent d’avancer sur le plan professionnel et personnel, et que pour gagner il faut foncer.