Nouveau gestionnaire ? : Réussissez votre transition en 8 étapes clés

Imaginez ceci :

Il y a 1 an, on vous a offert une promotion : vous avez été nommé gestionnaire de l’équipe de laquelle vous faisiez jadis partie en tant qu’expert.

Aujourd’hui, cette même équipe vous fait confiance et vous apprécie. Vos employés sont alignés et naviguent vers une vision et des objectifs communs. Votre travail de leader est facilité, car vous savez faire rayonner le talent de vos ressources humaines. Vous atteignez les objectifs visés et vous répondez aux attentes de votre gestionnaire.

Bref, vous êtes un bon gestionnaire, parce que vous avez réussi votre transition avec brio dès le 1er coup.

Apprendre à bâtir un avion pendant qu’il est en vol : les nouvelles réalités des gestionnaires

Les nombreux défis de gestion auxquels sont confrontées les entreprises depuis les dernières années sont à la fois déstabilisants et propulsants pour les gestionnaires et leurs équipes. Pourtant, l’incertitude et l’inconnu qui secouent nos sociétés sont des cadeaux cachés, puisqu’ils forcent les gestionnaires à apprendre à naviguer dans l’ambiguïté et à adopter des méthodes de gestion plus agiles.

Si vous êtes un leader assumant un poste de gestion pour la 1ère fois dans votre carrière, la transition du rôle technique vers le rôle de gestionnaire peut représenter un changement déboussolant. Passer d’expert à gestionnaire nécessite une bonne préparation, ainsi qu’une bonne compréhension des étapes essentielles pour réussir la transition. Mettre en place un plan d’action clair et précis permettra notamment de :

• Prévoir les jalons de votre réussite
• Accélérer votre transition d’employé à gestionnaire
• Guider votre parcours des 3 premiers mois en prévoyant les étapes qui vous mèneront vers une prise de poste réussie
• Faire le point, d’obtenir du feedback et du soutien de votre gestionnaire tout au long de votre transition
• Mesurer votre progression et les ajustements à apporter

Une transition réussie nécessite la mise en œuvre des meilleures pratiques dès l’entrée en poste.

Parce que le leadership, ça s’apprend.

Et parce qu’il n’y a pas de meilleur endroit que la page blanche pour débuter cet apprentissage.

Un plan d’action efficace en 8 étapes clés

1. Partir à la découverte en adoptant la posture de l’explorateur

Souvent, la 1ère erreur des nouveaux gestionnaires lorsque ceux-ci entrent en poste est de vouloir asseoir leur leadership sans même prendre le temps de connaître les dynamiques à l’interne.

Par exemple, si vous arrivez comme nouveau gestionnaire au sein d’une équipe déjà autonome en pensant que celle-ci a besoin d’être dirigée, vous risquez de perdre votre temps et de faire naître des frustrations chez les employés.

Réussir son entrée en poste demande un temps d’arrêt, afin d’adapter son style de leadership selon l’équipe. Pour ce faire, il faut adopter une posture d’explorateur.

Observez, écoutez, cherchez à comprendre, posez des questions.

L’observation, l’esprit curieux, la bienveillance et la compassion sont de mise pour comprendre les besoins et distinguer ce qui fonctionne de ce qui doit être amélioré. Posez les bonnes questions et évitez de faire de la gestion à l’aveugle :

• Comment les gens au sein de mon équipe travaillent-ils ensemble ?
• Comment mon équipe travaille-t-elle avec les autres équipes ?
• Quels sont les embûches actuelles et potentielles entre les membres de mon équipe ou avec les autres équipes ?

2. Créer une alliance avec votre supérieur

La 2ème étape clé consiste à avoir une discussion de fond avec votre gestionnaire pour :

• Parler des défis
• Clarifier les attentes concernant ce qu’il y a à faire, comment le faire
• Savoir quels sont vos responsabilités, vos objectifs et vos indicateurs de réussite

Ce moment est crucial dans votre parcours de transition en tant que nouveau gestionnaire, puisqu’il permet un alignement optimal dès le début. Il vous permet de vous familiariser avec les tâches spécifiques opérationnelles, de comprendre votre rôle, vos droits, vos obligations, vos responsabilités, ainsi que celles de vos employés. Surtout, ce moment est l’occasion pour vous de demander : «Patron, comment sauras-tu que j’ai réussi à la fin de l’année ?»

En établissant les priorités, ainsi que les objectifs à remplir, vous vous assurez d’établir les bonnes bases et de comprendre exactement ce qui est attendu de vous. Ceci vous permettra non seulement de mieux vous aligner, mais également de mieux aligner votre équipe !

3. Vous intégrer à votre équipe de gestion

Vous intégrer à votre équipe de gestion dès votre entrée en poste vous permettra :

• De mieux comprendre votre place au sein du comité
• De mieux comprendre la place de votre équipe au sein de l’entreprise.

En saisissant bien les interrelations qui existent entre les différents départements et comment celles-ci opèrent entre elles, notamment comment votre équipe sert l’ensemble des autres équipes, vous serez rapidement en mesure de semer des graines de collaboration.

En faisant les bonnes analyses et en comprenant le rôle et les responsabilités de chacun, vous établirez une façon de travailler qui est optimale et collaborative, et ce, dès le début.

4. Faire connaissance avec les membres de votre équipe

Comme tout début de relation, établir un lien avec l’autre personne requiert du temps et des conversations.

Dès la 1ère semaine, faites connaissance avec les membres de votre équipe. Prendre le temps de vous asseoir avec chacun d’entre eux permettra d’apprendre à les connaître plus en profondeur.

Prévoyez des rencontres individuelles en ciblant des questions intéressantes et pertinentes du genre :

• Qu’est-ce que tu aimes dans ton travail ?
• Qu’est-ce qui t’énergise ?
• Si tu avais à changer 1 chose dans ton poste, qu’est-ce que ce serait ?
• Qu’est-ce que tu t’attends de moi ?
• Comment puis-je t’aider à réussir ?
• De quoi as-tu besoin ?

Prendre des notes, écouter et démontrer un intérêt réel envers chacun permettra d’établir les liens et de mieux cerner les gens.

Cette rencontre individuelle est également l’occasion pour vous de parler de vous, de votre style de leadership et du genre de personne que vous êtes au travail.

L’essentiel est que les employés sentent qu’ils peuvent avoir une connexion et une proximité avec vous. Ils doivent sentir qu’ils peuvent compter sur vous et que vous avez envie de développer un lien de confiance avec eux.

5. Comprendre la culture du milieu et faire un diagnostic de votre environnement

Une fois que vous avez adopté la posture de l’explorateur, c’est-à-dire que vous avez écouté, observé et interrogé, il est temps d’aller plus en profondeur en vous penchant sur les questions et éléments clés, au niveau de la stratégie, des opérations ou encore des relations humaines, qui affecteront votre travail de gestionnaire.

En fonction de vos connaissances et observations quant à la culture et les défis organisationnels, les valeurs, us et coutumes de l’entreprise, ainsi que les systèmes de pouvoir, réfléchissez aux informations qui sont claires pour vous, ainsi qu’aux zones de flou qui mériteraient d’être clarifiées.

Voici des exemples de questions sur lesquelles vous arrêter :

• Quel est le contexte et quels sont les enjeux actuels internes (p.ex.: période de négociation, situation de redressement, croissance, etc.) ?
• Quels sont les changements en cours, à venir ?
• Quel est le style de gestion préconisé au sein de mon équipe et de l’organisation et quel est votre degré d’aisance face à ce style ?
• Qui a de l’influence et sur quoi ?
• Quels sont les systèmes de contrôle et de suivi ?
• Comment est la réceptivité à l’innovation, au changement ?

6. Bâtir son réseau de soutien

Lorsqu’on commence notre carrière de gestionnaire, il peut être rassurant de pouvoir compter sur un mentor quand on sent le besoin d’être guidé. Un plan de transition solide consiste donc à identifier les personnes dans l’organisation qui ont le pouvoir formel et informel dont vous avez besoin pour réussir et qui peuvent vous orienter lorsque nécessaire.

Par exemple, le soutien d’un mentor vous aidera à comprendre votre rôle au sein de l’entreprise, à établir des alliances stratégiques et à identifier vos opposants potentiels, ainsi que les moyens pour les rallier si nécessaire.

Mais bâtir son réseau de soutien ne consiste pas seulement à identifier un mentor. Il consiste également à avoir recours à ses pairs, soient ces collègues qui, tout comme vous, débutent leur carrière de gestionnaire et sont aux prises avec des défis similaires.

Dans le texte Leadership skills for 2023, l’auteur affirme que :

« The new way for managers and leaders to learn is “in the flow” – smaller, snackable learning and development bites. And, there is a need for context and experience. »

En d’autres mots, les méthodes d’apprentissages pour les nouveaux leaders ont évolué. Les gens ressentent le besoin d’apprendre en expérimentant. On parle maintenant de l’importance du «flux d’apprentissages», soient de l’importance de se développer petit à petit, une bouchée à la fois, dans un contexte concret.

Ce nouveau cadre d’apprentissage donne lieu à la création de communautés réunissant des gestionnaires novices, ou pas, qui s’entraident, se réunissent sur une base régulière, se donnent du feedback et partagent leur expérience. S’entourer de partenaires d’apprentissages contribue à fortifier les nouveaux leaders, à assurer un suivi appliqué et du soutien, et à sécuriser ceux qui pourraient se sentir plus insécures dans leurs nouvelles fonctions.

7. Faire votre autodiagnostic et établir votre plan d’apprentissage

Le 7ème point important consiste à identifier vos forces et vos opportunités de développement. Sur quelles forces pouvez-vous vous appuyer pour faire rayonner l’équipe ? Quelles compétences auriez-vous intérêt à développer chez vous pour accélérer votre parcours - et celui de votre équipe - vers le succès ?

Identifier vos forces et zones de vulnérabilité, les pièges potentiels, ainsi que les compétences à développer, vous permettra de démarrer votre transition du bon pied. En étant conscient de vos habiletés et de vos angles morts, il sera plus facile de réussir votre transformation d’expert à gestionnaire. Cet autodiagnostic nécessite toutefois une bonne dose d’humilité si l’on souhaite établir un plan qui soit juste, réaliste et efficace.

Si toutefois vous ne savez pas exactement quelles sont vos forces et vos points de vigilance, des outils psychométriques existent et servent à aiguiller la connaissance de leurs aptitudes. Les entreprises font parfois passer ce genre de test aux candidats lors de l’embauche. Si c’était votre cas, utilisez l’outil mis à votre disposition, sinon jetez un œil aux tests :

• SuccessFinder
• DiSC®
• NOVA

Pour nommer que ceux-là.

8. Vous positionner face à vos employés en établissant un plan de gestion clair

Passer de collègue à gestionnaire peut apporter son lot de tumultes au sein d’une équipe, puisque la dynamique change.

Par exemple, si vous devenez le gestionnaire de ceux qui étaient auparavant vos collègues, vous devrez probablement recadrer la relation. Certains anciens collaborateurs pourraient ressentir un malaise, se censurer devant vous, alors que d’autres pourraient agir comme si vous étiez toujours un collègue. Un temps d’adaptation est nécessaire, afin que les bases de la nouvelle relation soient jetées et que tous ajustent leur façon de communiquer ou d’interagir.

Si vous êtes nouveau dans l’entreprise, vous devez aussi vous positionner face aux membres de votre équipe. Or, ceci passe par le fait de prendre le temps de connaître vos nouveaux employés, d’être à l’écoute, de créer un lien de confiance avec eux, d’écouter leurs craintes ou questions, etc.

C'est pourquoi il est essentiel de clarifier vos attentes face à vos nouveaux employés en termes notamment de résultats, de comportements et de modes de communication. Pour ce faire, il faut réfléchir au plan de match que vous souhaitez instaurer au sein de votre équipe.

À la manière d’un playbook, tel que décrit par Natacha Viens dans Comment augmenter l’efficacité de votre équipe ou l’art du playbook, le plan de match " permet de clarifier [votre] mission, donner un alignement, définir [votre] mode opérationnel, bâtir des relations de confiance, faire briller [vos] talents, choisir les bons moyens de communication et de déterminer [votre] processus décisionnel.”

Parmi les questions pertinentes à considérer lorsque vous établissez votre playbook, pensez à :

1. Quel est le mandat de mon équipe ?
2. Quelle est notre vision commune ?
3. Comment les tâches sont-elles attribuées pour favoriser la collaboration au sein de mon équipe ?
4. Quels sont les facteurs de réussite ou les principes directeurs de mon équipe ?
5. Comment je communique avec chacun de mes employés et à quelle fréquence ?
6. En quoi consiste mon processus décisionnel ?

Pour la liste étoffée des 27 composantes du playbook, consultez notre article.

Mettre son leadership au service de l’équipe en agissant comme facilitateur

Le rôle du gestionnaire n’a rien à voir avec ce qu’il était il y a 20 ans. La complexité des systèmes a pour effet de décentraliser les pôles de pouvoir, ce qui oblige les leaders à constamment adapter leurs méthodes de gestion et de leadership.

Aujourd’hui, le rôle du leader n’est plus de commander, mais bien de faciliter.

Faciliter quoi ?

Faciliter le travail des employés en mettant son leadership au profit de l’équipe, c’est-à-dire en proposant un alignement clair, en fournissant des outils et du feedback de qualité et en posant les bonnes questions.

Soyez un facilitateur en faisant preuve d’un leadership efficace et adapté à votre équipe. C’est ainsi que vous laisserez votre marque dans l’esprit des gens et que vous contribuerez au succès des objectifs d’affaires.

Et alors ? Prêt à transformer votre rêve en réalité ?