Mandat : Un guide de transfert des connaissances
Contexte
Comme bien d’autres organisations au cours des prochaines années, Développement Économique Canada devra relever un défi majeur : conserver les connaissances et les pratiques stratégiques des personnes qui partiront à la retraite. Il s’agit d’assurer le transfert de ces connaissances tacites – et souvent uniques – à la relève qui prendra le relais. Un transfert de connaissances réussi permettra même de parfaire les pratiques de l’entreprise.
Actuellement, le jumelage entre le titulaire actuel et la relève s’avère une démarche peu structurée, et incomplète parce qu’on ne lui consacre pas suffisamment de temps.
Mandat
Nous avons été mandaté (anciennement IC formation) pour développer un guide dans le but de soutenir le transfert des connaissances et la préparation de la relève. Tenant compte des conditions d’un transfert réussi, ce guide s’appuie sur la participation des acteurs clés : le titulaire actuel qui doit transférer ses connaissances, la relève, le supérieur immédiat, ainsi que le responsable des ressources humaines.
Démarches
Précisant les rôles et responsabilités de chacun, la démarche proposée compte cinq étapes :
- préparer le transfert et mettre en place les conditions de succès
- définir un plan de transfert
- établir un contrat de transfert
- réaliser le transfert et en assurer le suivi
- faire le bilan de l’acquisition des connaissances et du transfert.
À chaque étape, des processus et des outils simples soutiennent les acteurs clés dans leur préparation, leur questionnement et leur positionnement, et les incitent à passer à l’action.
Plusieurs personnes ont mis à profit leur expérience et leur savoir-faire pour faire de ce guide un outil pratico-pratique, facile à utiliser, qui répond aux besoins spécifiques des acteurs du transfert. Des rencontres d’analyse et de validation ont été réalisées avec des représentants de la relève (jeunes et moins jeunes), des titulaires partant à la retraite à court ou à moyen terme et leurs supérieurs immédiats. Des spécialistes en apprentissage de la direction des ressources humaines ont aussi apporté leur contribution.
Résultats
Voici les bénéfices escomptés de cette démarche structurée :
- mettre à jour et documenter les connaissances tacites détenues par le titulaire actuel
- impliquer les acteurs clés (supérieur, titulaire, relève et responsable des ressources humaines) et préciser leurs rôles respectifs
- relier le transfert des connaissances aux orientations stratégiques et au plan d’affaires
- réduire les risques d’erreurs et de problèmes de qualité après le départ du titulaire
- favoriser la rétention de la relève, qui sera mieux outillée et plus confiante face aux défis liés à ses nouvelles fonctions
- assurer une meilleure performance de la relève
- augmenter le sentiment de reconnaissance et la satisfaction du titulaire qui lègue ses connaissances avant son départ
- favoriser une culture de partage des connaissances et d’apprentissage
- améliorer des procédures et des façons de faire.
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