Les 10 ingrédients pour se dégager du temps pour réfléchir
L’un des commentaires les plus fréquents des gestionnaires d’aujourd’hui est : « Je n’ai pas de temps pour réfléchir ». Ce qui est un grave problème, car le rôle même de la gestion dans une organisation est d’être aux commandes du navire. Voulez-vous être sur le pont d’un navire où le capitaine réagit, mais ne réfléchit pas, où le capitaine gère ce qui arrive à son bateau de minute en minute, mais sans avoir un plan ou une idée de la destination finale du navire? Si la réponse est non, pourquoi de trop nombreuses organisations sont-elles gérées au jour le jour, sans une vision claire et précise?
Un lâcher-prise est nécessaire
La situation est facile à comprendre. Très souvent les gestionnaires sont issus du terrain où la gestion du quotidien est à sa place. Le problème est qu’en montant dans l’organisation, il est difficile pour eux de laisser la gestion du quotidien là où elle doit être et de se concentrer sur les fonctions qui sont propres à leur niveau. Il est difficile de se débarrasser des veilles habitudes confortables.
Les 10 ingrédients pour se dégager du temps pour réfléchir
Si on dit que les gestionnaires doivent passer plus de temps sur la réflexion stratégique et, que pour ce faire, ils doivent concentrer moins de temps à réagir sur « aujourd’hui » et plus de temps à réfléchir à demain, voici 10 étapes pour y arriver :
- Décidez qu’il est temps de lâcher-prise. Démontrez qu’il est important pour vous et votre organisation de mettre en priorité la planification stratégique. Si vous faites ce premier pas, informez les gens autour de vous (gestionnaires, chefs d’équipe, professionnels, etc.) de votre désir.
- Analysez votre emploi du temps quotidien, regardez chaque activité et demandez-vous si cette activité est stratégique ou opérationnelle. Si une activité est opérationnelle, trouvez la personne à qui vous devriez la déléguer.
- Planifiez des rencontres statutaires une à deux fois par semaine avec tout vos collaborateurs opérationnels afin de discuter de leurs problématiques. Concentrez dans ces périodes toutes les discussions qui concernent les activités et opérations quotidiennes.
- Pour chacune des problématiques de terrain, demandez-vous si la décision vous revient. Si elle vous revient, demandez que la problématique vous soit présentée succinctement, mais surtout que des solutions vous soient proposées. Vous n’avez pas à trouver la solution. Vous devez choisir la meilleure route à suivre en fonction de votre vision stratégique. Pas plus, pas moins.
- Si la décision ne vous revient pas, faites confiance à vos collaborateurs et encouragez-les à trouver la solution eux-mêmes. Si votre vision est claire, vos collaborateurs pourront prendre une décision qui est conforme à l’orientation générale de votre direction.
- Bloquez des plages dans votre calendrier,dédiées exclusivement à la réflexion stratégique, mais surtout respectez ces plages. Comme pour un abonnement à un centre de conditionnement physique, on doit être assidu les premières semaines. Par la suite, l’habitude est prise et on ne peut plus s’en passer!
- Au début, faites-vous aider, il existe sûrement des personnes dans votre organisation qui peuvent vous guider ou vous accompagner dans vos réflexions. Sinon, nous pouvons vous aider!
- Partagez vos réflexions régulièrementavec vos collaborateurs. N’attendez pas d’avoir une idée arrêtée et terminée. Impliquez les gens dans votre réflexion, ils comprendront ainsi plus facilement votre vision et ils pourront la présenter par la suite.
- Impliquez toute votre organisation. Les gens de la base ont des points de vue qui pourraient vous surprendre. Organisez (et animez vous-même si possible) des groupes de travail ou des groupes baromètres.
- Invitez tous les secteurs et départements qui relèvent de vous à faire la mêmedémarche à leur propre niveau.
Comme dans mes billets précédant, je vous invite à m’écrire pour me partager vos réflexions, vos questions ou pour me dire quels sont les sujets autour des concepts de la réflexion et de la planification stratégique qui vous préoccupent. Quels sont les éléments dont vous voudriez entendre parler?
Écrivez-moi (mailto:yannick.roy@afiexpertise.com)pour m’envoyer vos commentaires et vos réflexions.