Au-delà d’un Intranet 2.0

Pour voir la version originale de cet article et autres textes du même auteur cliquer ici (http://www.mcbelanger.com).

En 2011, j’ai accompagné les Communications à la mise en place de processus de travail collaboratif au sein d’une des directions d’une organisation publique (500 personnes, 10 bureaux régionaux). Notre défi était de concevoir et réaliser un Intranet supportant le travail des employés saisonniers. Le temps accordé : 3 mois !

Au cours de ce sprint, j’ai eu la chance de travailler avec une équipe fort dynamique. L’aventure fut des plus enrichissante et la résultante fut la mise en place d’un Intranet 2.0 couvrant :

• Un volet Social : réseautage, clavardage, accès à l’expertise des collègues de travail, communication directe entre membres d’un groupe de travail, etc.
• Un volet Travail collaboratif : partage de documents, suivi des activités des autres, formation en ligne, veille informationnelle, collaboration à partir de blogues thématiques et gestion des connaissances par le biais d’une encyclopédie basée sur le concept de Wikipédia.

Solution technologique

Le choix technologique de l’Intranet 2.0 s’est arrêté sur Tiki CMS Groupware (http://info.tiki.org/tiki-index.php). Ce choix faisait suite à la journée d’information qui a eu lieu chez AFI Expertise où les principaux collaborateurs Tiki ont (http://afiexpertise.com/fr/formation/web-2-0/outils-collaboratifs-web-2-0/cours/12179) présenté leur produit aux gens de Québec.

Au-delà de la technologie

Bien entendu, l’implantation d’un Intranet 2.0 va au-delà de l’installation d’un simple outil de travail. Il faut être conscient que nous sommes à l’aube d’instaurer, au sein de cette direction, de nouvelles façons de faire qui se traduiront par un changement de culture tant pour les gestionnaires que pour le personnel. Pour réussir ce passage vers une culture plus ouverte, il est primordial de démontrer l’importance de la collaboration, de la participation et de la tolérance à l’erreur à nos principaux collaborateurs. Et surtout, les avantages à long terme pour eux.

Pour ce faire, nous avons opté pour une journée de formation auprès de 18 personnes identifiés par la Direction. Ces personnes, provenant des quatre coins de la province, deviendront nos agents multiplicateurs de la bonne nouvelle une fois de retour au bureau. Préparer cette journée était un défi en soi. En plus d’imaginer des moyens pour garder l’attention de ces personnes pendant toute une journée (les idées de mon collègue Michel Bergeron (http://www.afiexpertise.com/fr/a-propos/equipe/michel-bergeron/51) furent de bons conseils ici), les objectifs suivants devaient être couverts :

• Présenter et aider à démystifier les notions Web 2.0, Blogue, Wiki, RSS, clavardage à une audience dont le niveau de connaissances du Web était très varié.
• Permettre d’apprendre à se connaitre et réseauter (pour plusieurs d’entre eux c’était la première fois qu’ils se côtoyaient).
• Laisser le temps d’expérimenter les principales fonctions de l’Intranet (se pratiquer, essayer, tester).
• Faire comprendre l’importance de leur rôle en tant qu’animateur de communauté.
• Faire adhérer aux nouveaux processus de travail collaboratif.

Mini-bilan

Depuis les dernier mois, le personnel de cette direction à l’opportunité d’échanger, de collaborer et de réseauter à partir d’une interface utilisateur conviviale et personnalisée à leur besoin.

Cette dernière année a principalement servi d’apprentissage, d’essai, d’erreur et d’ajustement. De plus en plus d’employés se connectent à l’Intranet 2.0 et il est possible d’observer régulièrement la création de nouvelles pages.

Cependant, il reste encore beaucoup à faire pour sensibiliser l’ensemble du personnel à la plateforme. Il ne s’agit plus seulement de créer des pages, il faut également s’en occuper et les faire vivre pour en faire bénéficier le groupe et les collègues.

L’objectif des prochaines semaines est d’atteindre une masse critique de contenus qui incitera les «observateurs» à venir y contribuer et prendre connaissance des nombreux avantages de cette plateforme pour leur travail au quotidien.

À suivre…

Nous pouvons vous soutenir :

Chez AFI, nos experts en travail collaboratif (http://www.afiexpertise.com/fr/conseil/travail-collaboratif) peuvent vous accompagner à la refonte de votre Intranet et mettre en œuvre des approches de travail collaboratif pour rendre vos équipes de travail plus efficaces et mieux informées ! Contactez-nous.