10 étapes pour des sprints de productivité

Chaque tâche exige la création d’un « task set » par votre cerveau. Le « task set » (qu’on pourrait traduire en français par « l’ensemble de la tâche ») est une mémoire de toutes les associations stimulus-réponse à mettre en jeu pour réaliser correctement la tâche : si A se produit, alors il faut faire B, et si C se produit, alors il faut faire D.

Afin de rentrer complètement dans la tâche, vous avez besoin d’un certain temps pour assimiler les informations nécessaires et rentrer dans un mode productif. Dans le cas de tâches complexes, votre cerveau peut prendre jusqu’à 15 minutes pour atteindre son plein potentiel de concentration.

Ce qu’il faut savoir, c’est que chaque fois que vous passez à un autre type de tâche (lorsque vous travaillez en mode multitâche), votre « task set » se réinitialise vous empêchant d’atteindre votre maximum d’efficacité.

Dans un contexte de travail infobèse, submergé par les courriels, alertes, sonneries et vibrations de tout genre, il est très facile de s’égarer et perdre le focus.

Voici donc une proposition de 10 étapes afin d’engager un sprint de productivité efficace:

1. Fermer Microsoft Outlook et désactiver les alertes de courriel

2. Changer son état Skype Entreprise à « ne pas déranger », indiquant que vous êtes présent mais non disponible. Si un de vos collègues vous envoie un message instantané pendant votre sprint, vous trouverez la conversation manquée dans votre boite de réception de courriel.

3. Mettre son cellulaire en mode silencieux et le garder hors de vue.

4. Choisir une musique motivante et non dérangeante qui favorise la concentration. Spotify ou Songza offrent d’excellents choix de playlists pour travailler. Dans mon cas, je choisi une musique familière afin d’éviter les distractions. En ce moment, « The lighthouse and the whaler » est mon coach et motivateur.

5. Informer ses collègues ou les personnes autour de vous de votre volonté de travailler et leur demander de ne pas vous interrompre.

6. S’installer dans un endroit calme, de préférence dos à la porte pour éviter les contacts visuels.

7. Préparer son espace de travail et tous les outils dont vous aurez besoin: documents, rapports, crayons. Fermer toutes les fenêtres de votre ordinateur qui ne vous sont pas utiles.

8. Respirer un grand coup et boire une gorgée d’eau ou d’expresso.

9. Démarrer un compte à rebours pour votre sprint (dans mon cas, j’utilise l’application « My Time »). Choisir une durée de 30 à 50 minutes, selon le type du travail, l’état de la journée et l’objectif fixé.

10. Vous avez maintenant préparé votre cerveau à travailler en mode « task set ». Lorsque le sprint de productivité est lancé, il faut surtout éviter toute source de distraction et ne pas s’arrêter jusqu’à la fin du sprint.

Après votre sprint, prenez le temps de vous changer les idées quelques minutes, faites une pause, videz votre boite de réception de courriels et préparez-vous pour un autre sprint.

Et vous, avez-vous d’autres trucs pour réaliser des sprints de productivité efficaces?

Références :
Le cerveau attentif – Jean-Phillipe Lachaux – Édition Odile Jacob (http://www.odilejacob.fr/catalogue/sciences/neurosciences/cerveau-attentif_9782738126047.php)
https://en.wikipedia.org/wiki/Task_switching_(psychology) (https://en.wikipedia.org/wiki/Task_switching_(psychology))
http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/18558854 (http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/18558854)