Pourquoi adopter Skype Entreprise dans son organisation?

October 8, 2015, par Ghislain Parent

Avec la venue du numérique, vos clients, partenaires et employés s’attendent à des réponses rapides et immédiates à leurs questions. Cependant, les échanges de courriels incessants compliquent nos communications et nous font perdre un temps de travail considérable. Vous auriez peut-être avantage à varier vos outils pour communiquer plus efficacement. Pour aller directement à l’essentiel et soulager votre boite de messagerie, un outil de réseau social d’entreprise (RSE) tel que Skype Entreprise peut s’avérer une excellente solution pour gagner en efficacité.

L’ancien outil de communication unifié déjà bien connu par les professionnels, Microsoft Lync, s’est transformé au printemps 2015 pour devenir Skype Entreprise. L’outil profite de l’expérience de Microsoft pour s’enrichir de nouvelles fonctionnalités particulièrement intéressantes dans un cadre professionnel.

Skype Entreprise est grandement inspirée de l’expérience de la version grand public. L’ergonomie familière de l’outil permet aux utilisateurs d’être à l’aise très rapidement avec l’outil, ce qui favorise l’engagement. Skype Entreprise est facile à utiliser et les ponts existants avec les autres logiciels de la suite Office rendent le travail collaboratif plus facile à exécuter.

Découvrons ensemble quelques caractéristiques importantes du nouveau Skype Entreprise pour que vous puissiez en soutirer le maximum de bénéfices.

Skype est le maillon fort de la communication interne

Créer des réunions rapidement

Skype Entreprise s’intègre parfaitement au calendrier Outlook pour vous permettre de créer une réunion en ligne depuis l’un ou l’autre des outils. Cette communication entre les 2 logiciels vous permet de valider en quelques clics le meilleur horaire pour organiser une réunion.

Pour créer une réunion en ligne, il suffit de se rendre dans le calendrier Outlook et de cliquer sur « Nouvelle réunion Skype » (voir capture d’écran ci-bas)

(http://otiexpertise.com/wp-content/uploads/2015/10/skypemenu.png)

Convertir une discussion en réunion d’équipe

Organiser des réunions en ligne est simplifié grâce à une vue en temps réel des disponibilités de nos collègues. Pour ajouter plusieurs personnes à une discussion instantanée avec une personne, il suffit de cliquer sur « inviter plus ».

(http://otiexpertise.com/wp-content/uploads/2015/10/discussion_skype.png)

Astuce: cette fonctionnalité fonctionne de la même façon pour les appels conférence, que la personne soit ou non sur Skype!

Présenter avec brio

Outre Outlook, Skype est également accessible directement depuis PowerPoint. De cette façon, vous êtes en mesure d’afficher directement la présentation à vos interlocuteurs. Pour cela, il vous faut cliquer sur « diaporama », « Présenter en ligne » et « Skype Entreprise ». Vous pourrez alors choisir la conversation dans laquelle vous souhaitez lancer la présentation.

(http://otiexpertise.com/wp-content/uploads/2015/10/skype_ppt.png)

Il est intéressant de noter que les conférences en ligne Skype nous permettent d’inviter jusqu’à 250 participants à la fois. En rentrant dans les paramètres de configuration il nous est possible de définir qui seront les présentateurs, les participants pouvant toujours envoyer leurs questions par messagerie instantanée. Idéal pour limiter les interruptions et gagner du temps!

Skype Entreprise pour vos appels téléphoniques

Skype Entreprise devient particulièrement avantageux pour toutes les entreprises dont les employés et partenaires sont décentralisés ou souvent en déplacement lorsqu’on lui ajoute l’option de téléphonie par IP. La téléphonie par Skype permet de limiter les coûts reliés à vos appels téléphoniques : Les appels internes sont gratuits partout dans le monde, et vous pouvez combiner les appels téléphoniques et vos conférences Skype. Vous pouvez téléphonez à vos clients directement en composant leur numéro à partir de Skype (que ce soit depuis votre ordinateur ou l’application de votre téléphone).

Skype Entreprise vous permet de travailler partout où vous êtes

Skype Entreprise est disponible sur Mac et PC pour un abonnement modique par utilisateur.
Afin de ne plus jamais manquer une alerte professionnelle importante, l’outil vous offre également la possibilité d’accéder à votre réseau d’entreprise depuis votre téléphone.

L’application Skype Entreprise est déjà disponible sur Windows Phone. Sur iPhone et Android l’application est encore en béta, mais l’aperçu présenté le mois passé par Microsoft semble particulièrement prometteuse. L’écran de présentation nous permettra prochainement d’avoir un aperçu de nos dernières communications et de nos prochains rendez-vous en un coup d’œil.

En attendant que la version finale de Skype Entreprise sorte officiellement sur Android et iPhone (en fin d’année 2015), il est déjà possible d’accéder à votre réseau social d’entreprise grâce à Lync 2013. Depuis l’application, vous pouvez engager une conversation rapide, consulter vos réunions et écouter vos messages vocaux.

Skype Entreprise est bien plus que vous le croyiez

Outre les fonctions présentées plus haut, Skype est également une bonne solution pour des formations à distance, la réparation de bugs informatique grâce à la fonctionnalité de partage d’écran, des séances de travail à plusieurs, etc. Au bout du compte, l’outil regroupe un ensemble de fonctions qui sont peut-être actuellement réparties entre plusieurs logiciels dans votre organisation.

Skype Entreprise vous offre un niveau de sécurité de niveau professionnel

Puisque le logiciel Skype était au départ un outil de communication grand public, il se peut que les professionnels des TI soient hésitants à l’installation de la solution en entreprise. Microsoft souhaite rassurer les gestionnaires en leur proposant des options de sécurité attendues de tout service TI afin d’atteindre une haute qualité de service tout en évitant les risques. En mettant en place des protocoles de sécurité, Microsoft s’assure de la vie privée de ses utilisateurs et dans le cas de l’entreprise, de la prévention de la fuite de données.

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