Le PAS, une stratégie d'apprentissage qui fait vraiment avancer

Notre stratégie d’apprentissage PAS (Préparation – Apprentissage – Suivi et transfert) a encore une fois fait ses preuves! Des résultats concrets et des changements de comportements ont été observés suite à notre intervention à l’Institut universitaire de gériatrie de Montréal. Dans un contexte où les urgences et les priorités changent souvent, il s’agissait d’amener les gestionnaires à tenir de façon régulière des réunions d’équipe éclair, bien préparées et structurées, tout en réussissant à faire participer des employés pas toujours intéressés.

Le mandat qui nous a été confié représentait un défi de taille : réussir à atteindre ces objectifs en trois capsules de formation d’une heure et demie étalées sur environ deux mois. Sans la stratégie PAS et l’implication du service RH, les résultats auraient sûrement été mitigés. Voici comment nous avons réussi ensemble à atteindre les résultats décrits plus bas.

Stratégie globale proposée

Nous avons opté pour une stratégie d’apprentissage axée sur le transfert des apprentissages : le PAS.

Préparation : Un travail de réflexion, d’analyse d’une situation ou une lecture préparatoire pour chaque module. Les participants devaient consacrer 30 à 45 minutes de travail avant chaque atelier de formation.

Apprentissage en groupe : Atelier d’apprentissage dans l’action où 80 % du temps consiste à de l’expérimentation et du travail sur des cas réels apportés par les participants. La majorité de la théorie étant acquise dans la préparation.

Suivi et transfert : Entre les ateliers, une activité de suivi axée sur la mise en application devait être réalisée sur le terrain.

Apparemment simple, le PAS exige beaucoup de tous les intervenants :

le service RH doit gérer les étapes de préparation et de suivi;

les participants doivent faire preuve de rigueur en se préparant avant chaque atelier et en réalisant une activité de suivi;

le formateur doit être un modèle de ce qu’il enseigne en atteignant des résultats concrets rapidement et en stimulant le transfert dans l’action.

Objectifs d’apprentissage visés par l’intervention

Lancer, diriger et conclure une réunion avec un leadership mobilisateur.

Préparer une réunion éclair selon les règles de l’art et déterminer les résultats à atteindre en réunion.

Mettre en place dans mon équipe un code d’efficacité de nos réunions.

Déterminer les mécanismes de suivi à mettre en place entre les réunions pour actualiser les décisions prises.

Identifier les pièges à éviter en réunion et les comportements à adopter.

Utiliser des techniques efficaces pour faire face aux difficultés comportementales et aux problèmes d’adhésion en réunion.

Faire preuve de créativité dans la façon d’aborder les sujets de réunion.

Module 1 : Utiliser votre champ de forces!

Préparation

Auto-évaluation « Le bilan de santé de mes réunions »

Lecture sur « Comment gérer des réunions éclair percutantes »

Prendre connaissance de l’ordre du jour de l’atelier d’apprentissage

Atelier d’apprentissage en groupe

Retour sur le travail de préparation et les étapes de gestion d’une réunion éclair

Champ de forces de nos réunions

Identifier des pistes de solutions pour surmonter les difficultés sur lesquelles nous avons du contrôle ou de l’influence

Se fixer un objectif d’amélioration de nos réunions

Suivi et transfert

Préparer l’ordre du jour d’une réunion dans les règles de l’art

Mettre en place dans son équipe un code d’efficacité de nos réunions

Faire son autodiagnostic après la réunion.

Module 2 : Mieux vaut prévenir que guérir!

Préparation

Lecture sur les techniques d’animation et de communication utiles en réunion, et sur la prévention et la gestion de situations difficiles

Préparation à animer un échange à l’aide de la grille « Diriger un point à l’ordre du jour »

Prendre connaissance de l’ordre du jour de l’atelier d’apprentissage

Atelier d’apprentissage en groupe

Retour sur les activités de transfert et la préparation du module 2

Mises en situation d’animation d’une discussion et enseignements à tirer

Se fixer un objectif d’amélioration de nos réunions

Suivi et transfert

Auto-évaluation à la fin de sa prochaine animation de réunion : 3 points positifs, 2 points d’amélioration

Module 3 : Pour des réunions qui ont du tonus!

Préparation

Lecture sur le gestionnaire communicateur

Préparation à communiquer un message éclair percutant à l’aide de la grille de préparation

Prendre connaissance de l’ordre du jour de l’atelier d’apprentissage

Atelier d’apprentissage en groupe

Retour sur les activités de transfert et de préparation

Mises en situation pour oser la créativité en communiquant un message percutant et stimulant à son équipe

Se fixer un objectif d’amélioration de nos réunions

Suivi et transfert

Identifier ses besoins de soutien et de développement et les moyens d’y répondre, à partir des idées échangées au cours de l’atelier et avec l’aide du service RH

Faire le bilan de santé de nos réunions avec mon équipe

Résultats

Des exemples de ce que les gestionnaires ont dit : J’ai réussi à…

mieux structurer mes réunions et faire un ordre du jour.

atteindre mon objectif de tenir une réunion par semaine.

aller chercher la participation de ceux qui ne parlaient pas.

avoir la participation active de tous les employés.

mobiliser tout le monde à l’heure prévue.

faire toutes les étapes d’animation : objectifs, actions, conclusion.

faire participer, sans obligation de présence, tout le personnel.

déterminer un objectif clair lors de mes réunions et à le signifier à l’équipe.

lancer mon sondage d’évaluation sur la satisfaction des membres de l’équipe quant aux réunions.