Communiquer efficacement les impacts d’une transformation organisationnelle

November 13, 2012, par Marilou Laporte

En période de transformation organisationnelle, une priorité des gestionnaires de projet devrait toujours être de tenir les employés au courant des répercussions du projet sur leur quotidien.

On voit souvent des tentatives de communication peu efficaces. Par exemple :

  • Inonder les clientèles de courriels;
  • Gaspiller du temps et de l’énergie à communiquer des informations qui ne sont pas lues;
  • Diffuser des informations ciblées à une clientèle élargie qui n’est pas directement concernée;
  • Oublier des clientèles importantes dans les listes de diffusion;
  • Etc.

Pour pallier aux pièges de la communication en gestion du changement, pourquoi ne pas établir un plan en utilisant des outils collaboratifs permettant aux clientèles de sélectionner elles-mêmes les informations qui les concernent et/ou qui les intéressent?

Blogue

Afin de conserver l’information diffusée en un seul et même endroit et de façon structurée, l’utilisation d’un blogue d’entreprise est toute indiquée. La diffusion régulière mais non-abusive de billets pertinents pour les clientèles permet d’assurer un taux de lecture élevé.

Il faut ici s’assurer que les billets parlent directement aux employés touchés par les changements. On veut susciter l’intérêt avec des mots forts et accrocheurs dans le titre. Par exemple : votre formation à venir, les impacts sur votre travail, ce qui a été discuté lors de la rencontre de direction, retour sur les tests utilisateurs faits par vos collègues, etc.

Bulletin électronique résumé du blogue

Malgré la pertinence et le dynamisme des billets diffusés dans le blogue, il est important de mousser le nombre de consultations pour avoir l’assurance que les employés sont bel et bien au courant des impacts avant leur arrivée. Donc, pourquoi ne pas envoyer un bulletin électronique sous forme de résumé du blogue ?

Ce bulletin ne doit contenir que les titres (sous forme de liens) des billets récemment diffusés dans le blogue. Ces hyperliens, menant le lecteur directement au billet, lui permettent de sélectionner et de consulter seulement l’information pertinente à sa situation, pour laquelle il se sent interpellé.

Les avantages

  • Limiter le nombre de courriels diffusés;
  • Concentrer et conserver l’information diffusée en un seul et même endroit;
  • Rejoindre les clientèles ciblées mais aussi élargies en permettant de consulter ou non l’information;
  • Créer l’habitude et l’intérêt pour la consultation du blogue.

Quel outil utiliser pour le bulletin ? Pourquoi pas MailChimp (http://mailchimp.com/)? Il est gratuit lors d’une utilisation à petite envergure. En plus de diffuser un bulletin visuellement attrayant (effort marketing important), l’outil permet de suivre, sous forme de rapports, les résultats de cette diffusion. Par exemple : combien de personnes ont ouvert le courriel ? Combien y a-t-il eu de clics sur un lien précis ? Voilà un outil très pratique pour garder le contrôle sur le plan de communication et ses résultats.

Il m’est arrivé souvent d’ainsi cibler les billets qui suscitent le plus d’intérêt de la part des lecteurs et ajuster mes méthodes de rédaction en conséquence.

Bulletin électronique des gestionnaires

Dans toute transformation organisationnelle, les gestionnaires jouent un rôle clé. Leur implication est à prévoir dans le plan de communication. Pourquoi ne pas utiliser la collaboration des gestionnaires pour appuyer les messages diffusés ? Pour y arriver, un bulletin spécifiquement destiné aux gestionnaires devient un outil indispensable.

Le fait de fournir au préalable les sujets de communication aux gestionnaires, ainsi qu’un surplus d’information (qui leur permet de bien s’approprier le message avant sa diffusion), renforce la cohésion d’entreprise envers les changements en cours.

Ayant, d’une part les employés qui ont la possibilité de se référer à leur gestionnaire pour obtenir des réponses à leurs questions (et d’ainsi être rassurés) et, d’autre part, les gestionnaires qui sont à l’aise avec le contenu, cela facilite définitivement une gestion efficace des impacts de la transformation organisationnelle.

En résumé, il ne faut pas négliger l’importance des communications dans une stratégie de gestion des impacts reliés à une transformation. Les outils collaboratifs intelligemment utilisés peuvent définitivement être des alliés importants. En ce qui concerne la précédente recette, reste à étudier le meilleur moyen de la mettre en pratique : le choix des bons outils ainsi que des bons intervenants pour la coordination et la rédaction des communications…

Contactez-moi pour plus de détails ou pour discuter du sujet.

marilou.laporte@afiexpertise.com (mailto:marilou.laporte@afiexpertise.com)

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