Intranet 2.0 : Savoir en tirer le plein potentiel !

À quoi ressemble l’intranet de votre organisation? Avez-vous procédé récemment à une refonte en profondeur, appuyée sur une stratégie et une vision, basée sur des besoins d’affaires et soutenue par un gestionnaire de contenus (CMS) efficace? Ou avez-vous encore l’impression qu’il s’agit d’un fourre-tout plus ou moins organisé, dans lequel on retrouve (parfois avec difficulté) toutes sortes d’informations (pas toujours pertinentes ou à jour), allant de la planification stratégique au prochain 5 à 7 de retraite, en passant par des rapports et des documents de tout acabit et le calendrier des anniversaires? Le tout présenté dans un visuel plus ou moins attrayant, avec un moteur de recherche inadéquat et un faible souci pour la navigation?

Il est peut-être temps de repenser votre intranet… et surtout, de le faire progresser. Ne l’oublions pas, les intranets font partie du quotidien de beaucoup d’employés, depuis longtemps. C’est même souvent la première chose qu’ils voient lorsqu’ils allument leur poste de travail!

C’est au courant des années 1990, avec le développement du Web, que sont apparus les premiers intranets. D’abord conçus comme de simples babillards présentant des informations de base et statiques sur l’organisation, ils sont devenus, au cours des années, de véritables portails d’entreprise. Ces portails ont souvent pour objectif principal de regrouper en un seul endroit l’information corporative à l’intention des employés. Ils proposent généralement de petits utilitaires (ex : bottin des employés), quelques applications corporatives (ex : réservation en ligne pour les salles de réunion) et s’intéressent à la gestion de contenus. Cependant, dans plusieurs cas, ils se sont développés de façon anarchique, les nouveaux contenus s’ajoutant aux vieux, sans véritable plan d’organisation, stratégie ou vision. Aujourd’hui, beaucoup d’intranets sont à la croisée des chemins.

Or, les technologies du Web 2.0 révolutionnent l’univers des intranets en offrant de nouveaux outils, de nouvelles façons de naviguer et surtout, toutes sortes de possibilités d’échanges, de création et de partage d’informations et de documentation.

La figure suivante est une traduction libre tirée du blogue de Dion Hinchcliffe (http://i.zdnet.com/blogs/enterprise_intranet_evolution_large.png) et présente en un seul coup d’œil l’évolution de l’intranet au cours des 20 dernières années :

Qu’est-ce qu’un intranet 2.0?

C’est le mariage (heureux!) entre :

• l’intranet dans son sens le plus strict, soit un site interne qui fournit des informations et des outils pour soutenir ses employés dans leur travail;
• les innovations issus du Web 2.0 qui permettent de produire, de modifier et de partager des contenus ainsi que de se connecter et de collaborer et temps réel. Bref, l’intranet 2.0 connecte les employés aux contenus et les employés entre eux.

Ainsi, grâce aux innovations issues du 2.0, une multitude d’opportunités de collaboration et de diffusions efficaces des contenus corporatifs sont à la portée des organisations. Ces innovations deviennent des atouts pour une organisation qui sait comment en tirer avantage.

Quelques bénéfices découlant de la mise en place d’un intranet 2.0 :

• une plus grande efficacité dans les flux de communication
• un moyen d’expression pour les employés qui leur permet de publier des contenus, de commenter, relier, dialoguer avec leurs pairs, et ce, sans structure lourde
• une façon de briser les silos de données en reliant les informations de l’organisation entre elles, dans un écosystème cohérent
• une amélioration de la recherche et de la localisation de l’expertise
• une amélioration de la rétention, de la circulation et de la réutilisationdu savoir

Selon Jakob Nielsen (http://www.useit.com), qui étudie les sites intranets de différentes organisations depuis plusieurs années, les meilleurs intranets fournissent une véritable intégration des informations de l’organisation, de ses ressources, de ses outils interactifs ou transactionnels et d’outils de travail collaboratif dans une expérience utilisateur unifiée. Ainsi, le site intranet devient un tableau de bord qui offre aux employés toute l’information et les outils dont ils ont besoin pour faire leur travail.

En résumé, l’implantation graduelle d’outils de travail collaboratif dans l’intranet, à partir de ce que les employés connaissent et utilisent déjà, est une stratégie garante de succès. La valeur première d’un intranet est la force et la pertinence de son contenu; lorsque ce contenu est produit et enrichi par les employés, cela devient une grande force pour l’organisation. À vous d’en tirer profit!

Nous pouvons vous soutenir :

Chez AFI, nos experts en travail collaboratif (http://www.afiexpertise.com/fr/conseil/travail-collaboratif) peuvent vous accompagner à la refonte de votre Intranet et mettre en œuvre des approches de travail collaboratif pour rendre vos équipes de travail plus efficaces et mieux informées ! Contactez-nous.