Comment réconcilier ‘multitâche’ et productivité

Courriels, médias sociaux, blogues, nouvelles et textos peuvent avoir un effet dévastateur sur notre travail s’ils sont mal gérés. Qu’est-ce que ça implique pour le multitâche ou multitasking? Les études sur le sujet abondent sur le web. Je vais vous présenter ce que j’ai trouvé sur le lien entre productivité et multitâche et des trucs pour accomplir vos tâches en étant le plus productif et créatif possible.

Pertes de productivité

Première trouvaille : le multitâche est un mythe. Selon plusieurs études (https://www.apa.org/research/action/multitask.aspx), on peut faire plusieurs choses simultanément si elles sont simples et se font sans réfléchir (marcher et parler au téléphone par exemple), mais pas si elles nécessitent un certain niveau de réflexion et de concentration. Ce que nous faisons réellement dans ce cas, c’est passer rapidement d’une tâche à l’autre (task-switching).

Le problème, c’est que chaque fois qu’on le fait, notre cerveau a besoin de temps pour s’adapter au changement de situation. Bien que ça ne prenne qu’une fraction de seconde, la différence peut être significative si on le fait très souvent. Selon cette étude de l’Université du Michigan (http://www.umich.edu/~bcalab/documents/RubinsteinMeyerEvans2001.pdf), faire du multitâche au travail peut nous faire perdre jusqu’à 40% de notre productivité.

De plus, vous aurez certainement remarqué que vous performez beaucoup mieux lorsque 100% de votre attention est portée sur une seule tâche. Une étude de l’Université de Californie-Irvine (http://www.ics.uci.edu/~gmark/CHI2005.pdf) a découvert qu’il nous faut en moyenne 20 minutes pour retrouver notre concentration après avoir interrompu notre travail.

Exemples concrets : courriels et messages textes

Prenons la tâche qui consiste à rédiger cet article. Si je lis mes courriels entrants ou des messages textes pendant que je travaille, mon cerveau aura besoin de quelques secondes pour s’ajuster chaque fois que je redirigerai mon attention vers mon texte. Mon niveau de concentration sera également plus faible après chaque interruption. Si au contraire je décide de me consacrer uniquement à la rédaction de mon article pendant une heure et de regarder mes courriels ensuite, j’éviterai à la fois la perte de temps et la perte de concentration.

Solution : limiter le multitâche et non l’éliminer

Soyons réalistes : nous ne sommes pas des machines à productivité. Il est normal de vouloir varier nos activités, de prendre des moments pour relaxer et de rester au courant des nouvelles du jour (courriels). Varier nos activités stimule aussi la créativité. Interrompre une tâche pour rigoler avec les collègues est définitivement bon pour la motivation et contribue à nous rendre heureux au travail. De plus, certains emplois nécessitent de rester connecté pratiquement en permanence aux clients, aux collègues, aux patrons, etc. Faire du multitâche est donc souvent inévitable.

Le but n’est pas d’éliminer toutes les interruptions de travail, mais de faire des efforts pour les limiter. Même de petits efforts peuvent faire une grosse différence de productivité en bout de ligne.

Trucs facilement applicables

Évitez les tentations : fermez les alertes courriels et médias sociaux de votre ordinateur et de votre smartphone pendant des périodes fixes. Vous pourrez alors vous concentrer uniquement sur le projet en cours. Reconnectez-vous une fois que vous jugez avoir accompli assez pour cette période.

De la même façon, prenez des périodes fixes pour lire des articles de blogue, les nouvelles ou toute autre information pertinente pour votre travail. Vous pourrez ainsi rester informé des dernières tendances dans votre domaine sans réduire votre productivité comme ce serait le cas si vous lisiez des articles tout en travaillant sur un projet. Vous aurez en bonus l’avantage de mieux comprendre et de retenir plus longtemps ce que vous lisez.

Enfin, comme le suggère Ron Friedman dans un article du Harvard Business Review (https://hbr.org), groupez vos activités similaires ensemble. La transition sera moins importante d’une tâche à l’autre et vous perdrez donc moins de temps et de concentration.

Tous ces trucs soulignent l’importance d’être bien organisé et de bien gérer son temps pour être productif et heureux au travail.

Chacun sa façon

Pour résumer, interrompre son travail constamment peut avoir des effets néfastes sur la productivité. Bien que faire du ‘multitâche’ soit souvent nécessaire, le mieux est de se donner des petits trucs pour le limiter.

Vous pouvez par exemple éliminer les distractions (courriels, textos, médias sociaux) pendant que vous travaillez sur un projet complexe et vous concentrer sur une seule tâche pendant des périodes fixes.

Chaque personne est unique. Certains sont naturellement aptes à rester concentré malgré les distractions. D’autres sont plus touche-à-tout et ont besoin de se discipliner de façon plus stricte pour résister aux tentations.

L’important est de trouver son équilibre, et de se demander si notre façon de travailler nous permet d’avancer de façon concrète dans nos projets. Et vous, croyez-vous avoir atteint un bon équilibre entre productivité et multitâche? Que pouvez-vous améliorer?