Savoir distinguer ce qui est urgent de ce qui est important

En matière de gestion du temps et des priorités, la matrice d’Eisenhower est un outil incontournable pour vous aider à mieux vous organiser. Elle tire son nom de Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis d’Amérique, qui aurait un jour déclaré : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important ». À la fois concept et outil d’analyse, cette matrice permet de définir les tâches selon leur degré d’importance et leur degré d’urgence.

De fait, la matrice comporte deux axes. Sur l’axe horizontal, nous trouvons le degré d’urgence des tâches et sur l’axe vertical le degré d’importance de la tâche.

Les tâches se trouvent classifiées en 4 catégories :

Catégorie A : important et urgent.

Ce sont les tâches à exécuter soi-même et tout de suite. Il peut s’agir, par exemple, de répondre à un client important qui connaît un problème. Il est recommandé de les effectuer le plus tôt possible dans votre journée afin de vous dégager du temps pour des tâches plus agréables ou qui nécessitent beaucoup de concentration.

Catégorie B : important, mais pas urgent.

Ce sont des tâches que vous ne devez pas exécuter immédiatement, mais que vous devez planifier. Fixez-vous dès maintenant un moment dans votre calendrier pour les exécuter. Dites-vous que tout ce qui n’est pas urgence, finit par le devenir. Il est donc important de planifier la réalisation de la tâche avant qu’elle devienne importante et urgente.

Catégorie C : pas important, mais urgent.

Ce sont des tâches qui doivent être réalisées rapidement, mais qui ne sont pas importantes. Si vous en êtes capables, exécutez-les au plus vite, sinon, déléguez-les au sein de votre équipe.

Catégorie D: pas important et pas urgent.

Ne perdez pas votre temps et supprimez ces tâches.

L’axe : Importance

L’importance d’une tâche est relative à votre raison d’être dans l’organisation, à vos valeurs et de à vos objectifs. L’importance peut varier beaucoup selon votre entreprise et votre position hiérarchique. Prenez le temps de réfléchir à vos objectifs et surtout, écrivez-les.

L’axe : Urgence

L’urgence d’une tâche est basée à la fois sur le temps requis pour la réaliser et la date d’échéance. N’oubliez pas que c’est en priorisant les tâches importantes à haute valeur ajoutée avant qu’elles deviennent urgentes, que vous pourrez vous sortir du culte de l’urgence. Commencez dès maintenant à vous interroger sur l’urgence des tâches demandées : « Tu en as besoin pour quand ?»

Nous le savons tous, le temps est limité et notre « to-do list » ne fait que s’allonger. Il faut donc faire des choix et prioriser. Nous vous recommandons vivement de commencer à appliquer cette méthode dans la gestion de votre emploi du temps. Être capable de nuancer vos tâches selon leur degré d’importance et d’urgence vous permettra de tenir une liste de tâches réaliste… et surtout réalisable!