Optimiser sa boîte de réception Outlook avec Clutter

On cherche constamment des nouveaux moyens d’augmenter la productivité et l’efficacité au travail, entre autres dans la gestion des courriels et d’Outlook. Nos experts apprennent notamment aux clients comment mettre en place des règles de messagerie Outlook pour que les courriels entrants soient automatiquement classés dans des dossiers spécifiques. Résultat : une boîte de réception ordonnée et fonctionnelle en permanence!

Il semble que Microsoft aussi cherche à améliorer la gestion des courriels entrants avec le lancement de son nouvel outil Clutter, qui classe automatiquement les courriels moins importants dans un dossier spécifique.

Voici donc un résumé de ce que nous pouvons lire sur le sujet sur le web.

Se concentrer sur les messages importants

L’outil a d’abord été lancé il y a quelques mois sur Outlook Web App (OWA), le client de messagerie d’Exchange et il est maintenant disponible pour les entreprises qui ont l’option First Release d’Office 365 en anglais depuis le 11 novembre. Les autres langues suivront dans les prochains mois.

Selon Microsoft, Clutter élimine les distractions pour vous aider à rester concentré sur les courriels les plus importants. Il utilise l’apprentissage machine (sorte d’intelligence artificielle) pour désencombrer votre boîte de réception en plaçant automatiquement les messages « à priorité faible » dans un dossier nommé « Clutter » (encombrement).

Ainsi, les courriels que vous verrez en premier dans votre boîte de réception seront tous relativement importants ou prioritaires, tandis que vos courriels moins importants seront rassemblés dans le dossier Clutter. Outlook fait donc un premier tri pour vous et vous laisse le soin de choisir quand traiter les courriels jugés moins importants.

Je vous entends déjà vous demander : comment le logiciel juge-t-il de la priorité de mes courriels? Que sait-il de l’importance d’un nouveau courriel entrant?

Au départ, pas grand-chose. Ensuite, comme tout le monde, il apprend!

Un outil qui apprend

Microsoft affirme que Clutter apprend de nos actions : les utilisateurs peuvent déplacer des messages dans le dossier pour apprendre à l’outil à repérer des messages similaires dans le futur. Plus vous lui montrer quels messages sont importants et lesquels le sont moins, plus il sera habile pour estimer leur importance. Avec le temps, l’outil deviendra de plus en plus intelligent et évaluera des variables comme le type de contenu du courriel, l’objet et même la façon dont l’expéditeur s’adresse à vous.

Nos filtres de courriers indésirables fonctionnent d’ailleurs de la même façon, mais le tri est moins subtil qu’avec Clutter. Ces filtres apprennent à repérer des courriels qui sont faciles à identifier, comme des Spams et autres annonces que vous avez gagné 10 millions de dollars la nuit dernière. Le nouvel outil de Microsoft apprend à catégoriser des courriels qui, sans être complètement indésirables, peuvent vous gruger du temps inutilement. On vous aide donc à faire ce que toutes les écoles de pensée en gestion du temps suggèrent : prioriser. Occupez-vous de ce qui est important d’abord, ensuite le reste.

Est-ce que ça marche?

Microsoft affirme que Clutter offre une expérience personnalisée propre à chaque individu. L’outil s’adapte constamment aux actions et aux préférences de l’utilisateur pour décider si le courriel est prioritaire ou non. Toutefois, on peut se demander à quel point l’outil devient intelligent avec le temps.

Par exemple, disons que vous recevez régulièrement des messages de Jean et qu’ils sont habituellement inutiles ou peu importants. Vous avez donc rangé les 120 derniers messages de Jean dans le dossier Clutter. Qu’arrive-t-il si son 121e courriel est soudainement très important? Est-ce que l’outil sera assez intelligent pour le comprendre?

À suivre

L’outil étant très récent, on ne connait pas encore la réponse à cette question. Ce qu’on sait, c’est que le réel programme derrière Clutter est Office Graph (http://blogs.office.com/2014/03/11/introducing-codename-oslo-and-the-office-graph/), qui analyse les relations et les contenus des utilisateurs d’Office pour personnaliser leur accès à l’information, un peu comme Facebook le fait. Clutter est d’ailleurs le deuxième outil à utiliser Office Graph après Delve (https://products.office.com/en-us/business/explore-office-delve), qui propose aux utilisateurs une vue personnalisée et unifiée de leurs fichiers Office.

En analysant l’utilisation de tous les programmes Office (Word, Excel, SharePoint, Exchange, etc), Clutter devrait donc être en mesure de faire beaucoup plus que d’analyser l’expéditeur d’un message.

Les programmes de Microsoft étant de plus en plus unifiés, les sources d’information qu’utilisent les fonctions comme Clutter sont de plus en plus nombreuses, ce qui devrait améliorer leur efficacité. L’avenir nous dira si c’est le cas!

Références :

• De-clutter your inbox in Office 365 (http://blogs.office.com/2014/11/11/de-clutter-inbox-office-365/)
• Microsoft unveils de-cluttering option for Office 365 mailboxes (http://www.computerworld.com/article/2846218/microsoft-unveils-de-cluttering-option-for-office-365-mailboxes.html)