L’analyse des besoins, une étape importante

Une étape trop souvent négligée

Je ne vous apprends rien : l’analyse des besoins est une étape importante du processus de formation, une étape trop souvent négligée ! Manque de temps ? Il y a trop de demandes et de projets ! Manque d’intérêt ? Les clients connaissent leurs besoins, ainsi que les solutions à mettre en œuvre... enfin, c’est ce qu’ils croient, une erreur qui souvent leur coûte cher. Mais peut-être la responsabilité de cette négligence nous revient-elle, à nous, conseillers. Sommes-nous capables de convaincre nos clients d’effectuer une analyse quand elle s’avère nécessaire ? Sommes-nous capables de réaliser une telle démarche efficacement ? Engageons-nous dans les quelques pistes qui suivent. Et devenons pour nos clients des partenaires stratégiques.

Pourquoi analyser des besoins de formation ?

Pourquoi nos clients investiraient-ils dans l’analyse des besoins de formation ? Voici quelques arguments – avantages et phrases-chocs – qui devraient les convaincre.

Les avantages

• Donner accès à de l’information de gestion inédite.
• Amener les employés à adhérer aux changements souhaités.
• Identifier les leviers de mobilisation et de performance qui assureront le succès du projet et faciliter l’utilisation de ces leviers.
• Cibler les résultats importants.
• Faciliter l’établissement d’une stratégie qui coordonnera l’ensemble des solutions à mettre en œuvre, incluant la formation, et qui optimisera les résultats tout en réduisant au minimum les effets négatifs.
• Assurer la rentabilité des investissements de formation.

Des phrases-chocs

• Passerais-tu sous le bistouri sans avoir obtenu au préalable un diagnostic approprié ?
• J’ai peur que le remède soit aussi utile qu’un cataplasme sur une jambe de bois !
• Cerner le problème nous aidera à trouver la solution qui produira l’effet souhaité.
• Veux-tu de vrais changements ou simplement sensibiliser ton personnel au problème ?
• Ma préoccupation, c’est vraiment de t’aider à atteindre tes objectifs.
• Dans beaucoup de dossiers, je ne te recommanderais pas une analyse plus poussée. Mais là, je pense que ça vaut la peine d’investir. Voici pourquoi...

Comment analyser des besoins de formation ?

Définir votre mandat et rester rigoureusement centré sur lui

Votre client a besoin de protéger son territoire, d’une part, et vous avez besoin de marge pour manœuvrer, d’autre part. Il est important que votre client vous perçoive comme un partenaire et non comme son juge. Comment y arriver ? Vous pourrez poser certaines questions, et d’autres, pas. Comment savoir lesquelles ? En clarifiant votre mandat avec le demandeur ! En respectant le cadre que vous aurez fixé avec lui !

• Quels sont les résultats attendus ?
• Quelle est la composition de l’équipe de projet ?
• Quels sont les rôles et responsabilités ?
• Quelles sont les limites de l’analyse ?
• Qui sondera-t-on ? Pourquoi ? Comment ?
• Quel est le calendrier du projet ?
• Quelles sont les priorités ?
• Comment validera-t-on l’information ?

Établir et maintenir une alliance avec votre client

L’entente précédente constitue un moment crucial, qui vous permettra d’établir avec votre client une relation de confiance – une alliance – qu’il sera important de maintenir tout au long du projet, car elle assurera son succès. Vous profiterez de toutes les occasions par la suite pour renforcer ce partenariat.

Responsabiliser votre client et les personnes concernées

Il est important de responsabiliser votre client. Obtenez son avis. Demandez-lui des validations. Il est tout aussi important d’impliquer tous les décideurs ainsi que les autres personnes influentes. Qui sont-ils ? Comment les impliquer ? Vous répondrez à ces questions en recourant à votre sens politique.

Suivre un processus rationnel de résolution de problème

Penser solutions, comme les clients, c’est bien ! Distinguer problème, symptômes, effets, causes et solutions, c’est mieux ! Suivez un processus rationnel. Formulez le problème. Inventoriez les symptômes. Mesurez les écarts entre la situation réelle et la situation souhaitée. Inventoriez les causes. Recommandez des solutions – de formation et autres.

Utiliser un modèle pour comprendre la performance de l’organisation

Les clients et l’environnement – soit le marché, la société et les lois – poussent l’entreprise à exceller, et la performance de celle-ci repose sur plusieurs facteurs : le sens et la stratégie ; les opérations et les méthodes ; les ressources humaines et le climat. Vous appuyer sur un modèle comme le nôtre (voir aussi l’illustration ci-contre) facilitera vos analyses.

Tenir compte des précédents

Avant de proposer une démarche particulière, considérez les analyses passées et bâtissez sur elles. Évitez de procéder à une analyse lorsque le problème est connu et que la solution est éprouvée.

Tenir compte de la loi des 20-80

Pareto nous apprend que 20 % des causes produisent 80 % des résultats. Votre client aura avantage à approfondir l’analyse lorsque la formation est appelée à avoir une forte incidence sur les résultats.

Tenir compte des échéances

Il y a plus d’une façon de faire. Variez la méthode d’analyse en fonction des projets. Ainsi, la démarche doit rester simple lorsqu’on s’attend à des résultats à court terme.

Avoir les compétences requises

Sont en jeu différentes compétences – des compétences techniques, relatives à la gestion du climat dans les entreprises, en développement organisationnel... Peu importe votre degré d’aisance, évitez de faire le travail seul et entourez-vous de gens compétents. Faites appel à l’expertise interne.